如何更快地记录流程以更快地扩展您的代理

让我们来描述一下场景:这是2010年圣诞节假期期间，宾夕法尼亚州伊利的一个下雪天。

我11个兄弟姐妹中的10个都回家过节了，我很高兴和家人在一起。圣诞节假期充满了与家人相处的时间、锻炼和经营我刚起步的网络托管业务，该业务很快就演变成了代理公司GuavaBox．

在所有繁忙的繁忙中，我读了一本对我的商业职业影响最大的书籍 -重新审视了电子神话：为什么大多数小企业都不起作用，并该做什么迈克尔格伯。

像建立特许经营权那样建立你的代理

在电子神话，戈贝尔写了关于企业生命周期，成功的可怕几率，建立工作和建立企业之间的区别，以及系统化组织和像特许经营所有者一样思考的重要性。

安德鲁，我的业务合作伙伴，同时阅读这本书，我们分享了这一愿景，建立一个将扩展到我们之外的业务，能够无缝运行，没有创始人的直接运营贡献。

然后我们创办了GuavaBox。

一个没有流程的机构

以下是我们在创建GuavaBox时所构建的进程列表:

......

这是正确的。零。

我们依靠自己的网络来完成一些最初的业务——网站设计项目、社交媒体设置、托管账户、视频工作等。随着工作量的增加，不需要很长时间就可以看到没有建立流程的痛苦后果。

作为一个无流程代理的几个问题包括:

• 不一致的可交付成果(导致不一致的结果)
• 结果不一致（不可避免地导致客户幸福不一致）
• 额外的工作来解决东西，让客户再次开心
• 低效无处不在
• 在销售过程中缺乏信心(导致销量减少、价格下降、利润微薄等)
• 无法招聘，因为没有系统的新入职是一个可怕的前景
• 不想要的惊喜和压力

没过多久，我们就意识到，我们需要迅速开始应用我们所读到的内容电子神话．

缓慢但稳定地构建系统

我们从内部安装WordPress作为我们的过程中心开始，然后转移到谷歌Docs和Basecamp。我们尝试了Asana, Mavenlink和Teamwork，然后用Podio坚持了一段时间。几年后，我们开始建造DoInbound适合数字营销机构的具体需求。

这些工具是重要的，但是从来没有像实际记录过程和让整个团队使用这些过程并相互负责那样重要。

我们从这个实验中学到了一些经验:

• 文档带来改善．一旦你写下一个过程，你很快就会发现它是否/在哪里需要工作，需要哪些资产或模板来帮助你的团队更有效率。
• 慢是好的。稳定是必要的．系统 - 思考不是每年一次或两次的现象。环境发生变化，流程需要更改，您的团队无法以一种和完成的心态接触。
• 领导力需要 - 震惊 - 铅．这不是一个由你的暑期实习生领导的倡议。
• 遵循文档化的流程是一项新技能．这可能会比较慢，而且一开始看起来没有必要，但是练习和奉献是有回报的(特别是当你引进新的团队成员时)。
• 共享团队成员之间的流程很多改进．

我们把什么系统化了?

对于古瓦夫的前18个月，我们正在做大量的小型WordPress网络设计项目。我们构建的第一件事之一是Guavabox自定义WordPress安装，一个预构建的WordPress实例，其中包含我们定期使用的所有工具和设置。曾经在五分钟内完成了两到四小时的初始设置。

我们在Web项目，SEO，我们的销售流程和金融中建立了大量的文档，模板和资产，从那里稳步增长。

以下是我们古老(AKA从2012年)的内部运营中心:

好了，GuavaBox原始时代的尴尬截图已经够多了。让我们来谈谈如何使你的机构系统化。

如何为你的机构记录流程

在客户交付、项目管理、销售、财务和运营工作中，您应该在哪里找到时间来记录流程?即使你确实抽出了时间，你应该从哪里开始呢?

这简单的路径很少与最好的路径，并记录您的代理流程也不例外。这当然需要付出努力，但它在长期效率、持续的交付成果和卓越的结果方面带来了重大收益。

1）优先考虑您的最高影响区域

将你的团队聚集在一起，确定公司的核心职能(市场营销、销售、运营等)，并对你当前的优势和劣势进行盘点。将每个核心功能划分为子部分，并优先考虑影响最大的领域。

笔记：你需要实际优先考虑。你不能有30个顶级“优先事项”。创建高影响，但可实现，列出三到五个流程的文件。系统化是一场马拉松，而不是Sprint - 开始小而建筑一直对成功至关重要。

2）选择格式和大纲期望

有多少细节适合你的团队?团队成员喜欢看如何操作的视频还是阅读文本?谁需要参与文件编制?如果一个过程需要改进，谁来负责?

首先了解您的团队的文化并为他们选择适当的格式。获取您的团队的输入，并确保每个人都在与文档格式的同一页面上，如何遵循进程，谁涉及持续改进（提示：这应该是每个人）。

在GuavaBox，我们使用一个有序的步骤列表，在需要的地方添加更多的细节，并创建一个快速的视频概述Quickcast.或屏幕流程)，以便团队成员可以访问项目符号来快速提醒，或者如果他们需要更多细节，可以一步一步地观察流程的执行。

想要一份我们的副本工艺水板？检查它在这里。

3）选择正确的平台

有大量的工具可供选择，这些工具能够存储您的过程。但流程需要存在于工作正在进行的地方——I其他话，架子上的一个工艺粘合剂从未被打开的架子是无用的。

你可以选择建立一个内部网站或wiki(使用像谷歌Sites或WordPress这样的平台)，你可以依赖谷歌Docs或Evernote，或者使用像这样的过程文档系统SweetProcess．

最终,该工具永远不会像文件的实际行为一样重要，并始终如一地使用这些过程．

不管平台是什么，重要的是理解你的需求，选择一个满足这些需求的平台，然后致力于标准化和规模化你的代理机构。

我再怎么强调问责的重要性也不为过，因为它可以确保团队成员都遵循您记录的流程。如果团队成员从不提及过程，那么您将继续被不一致的可交付成果、不稳定的结果和低效率所困扰。

4)计划批量天数

我们用来系统化我们的代理的最有效的方法是分批日。

这里的理念很简单——每个人都抽出一段时间(一整天，半天，甚至只是几个小时)，列出需要做的事情，排除所有干扰，并完成文档。

如果你真的想改善你的机构文件，以下是我的建议:

1. 每个月或每周，在早上为你的核心团队成员留出3个小时。
2. 每周进来，并列出需要记录的优先列表。
3. 排除一切干扰，为文件分配流程，开始工作。
4. 花两个小时编写流程文档。
5. 花在最后一小时介绍您的工作，将其改善为团队，并将松散的终端包装在您的过程管理系统中。
6. 拿任何关于你为下一个街区的想法的笔记，并在三个小时后关闭工作。坚持特定的时间块是一个很大的心理优势。

在Guavabox，我们向我们业务的许多领域应用了批次日，包括营销我们的机构。这帮助我们从每月的博客流量从不到1,000次访问到九个月每月超过15,000人。根据我们到位的流程，这项工作是我们代理增长和成功的巨大部分。

5）创造持续改进的文化

当您正在编写博客文章或托管网络研讨会时，您意识到该过程可以得到改善，你做了什么？稍后记笔记或立即解决此过程？

没有一个普遍的正确或错误的答案(只要它完成了)，但是你的整个团队分享所有者的持续改进和保持强大过程的心态是至关重要的。

我们使用的工具和今天的营销策略的效力将像搜索引擎算法一样频繁地变化。扩大你的机构规模的方法是不断地寻找改进和利用这些变化的方法。

确定哪种持续改进方法对你的团队最有效，并确保这是所有团队成员的共同期望，并且每个人都对这个标准负责。

向其他机构学习

仍然不确定记录你的机构的流程是否真的很重要？

我明白 - 我去过那里。直到我们感到足够的痛苦并致力于克服那些真正开始起飞的痛苦。但是，独自的古爱波夫叙述可能不足以说服你，所以我想分享来自其他一些成功机构的文件的例子。

在境内机构的旅程在美国，我们已经听到了许多代理公司老板的故事，他们利用强大的流程来增加收入、客户的成功和他们的团队。一些突出的例子包括:

• Josh Ames的网页设计流程帮助Spark Reaction在两年内成为HubSpot白金合作伙伴。
• 这入境销售过程乔什·哈克斯在Huify使用的
• 艾丽丝迈耶的126点检查表对于船上的客户或埃里克普拉特第一次30天的公式对于收入河的客户。
• kuno Creative的John Mctigue培训客户遵循他的流程．
• 网页设计过程来自Hubspot Diamond合作伙伴新品种。
• 杰夫浣熊他的机构如何从客户面试中产生卓越的内容．
• 构建代理操作系统玛丽莎·史密斯谈到EOS。
• 如何影响品牌和设计在船上新员工．
• Doug Davidoff's战略招聘过程．
• 雇用入站销售代表与约翰·谢伊。

所有这些成功的代理公司都有他们如何利用过程来促进客户成功和代理增长的惊人故事。从他们的例子中学习，认真地将你的业务系统化。

你们有哪些促进你们机构发展的流程?在下面的评论中分享你的故事吧!