电子邮件写作:如何为国际团队制作有效的电子邮件

你的母语不是英语，需要经常给国际同事写电子邮件吗?

当英语不是您的第一语言时，写入有效，会话电子邮件可能是一项挑战，但本文将提供一些有用的提示，以帮助您提高电子邮件的整体质量，并更像是母语的英语扬声器。

作为一个非英语母语的人，并不意味着你每次按下“发送”键的时候都要被恐惧和不安全感所限制。一旦你将这些简单的策略运用到写作中，你就可以自信地给任何人发邮件了(即使是那些母语为英语的国家，比如美国的人)。

电子邮件写入国际团队的提示

大多数人不会告诉你这一点，但写一封好的邮件甚至在你写下一个单词之前就已经开始了。写一封好的邮件从你的心态开始。

当你有正确的心态时，你就能写出有效的、能够沟通和说服的电子邮件。

听起来很有逻辑，但是你如何进入“正确的思维模式”呢?

您将内化了一些重要的电子邮件编写规则，您应该适用于您编写的每一个电子邮件。最好的部分是 - 这些规则也可以应用于任何形式的通信，而不仅仅是电子邮件。

电子邮件写作规则1:想象自己收到了正在写的邮件

你是否曾收到过一封语无伦次的邮件，你甚至无法读完它，更不用说考虑回复它了?还是包含了一个完全不相干的命题?

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谈到电子邮件写作的最大问题之一是收件人缺乏同理心。在甚至编写电子邮件之前，大多数人甚至不会考虑他们的电子邮件是否将受到另一方受到好评的。

如果你想让你的邮件被认真对待，在你开始写邮件之前，你就需要能够理解收件人的感受。想想你发邮件的对象:

• 你为什么要给这个人发邮件?
• 你的邮件对象想要什么?
• 这是合适的人联系，考虑到我想要实现的目标是什么？

当然，如果你已经和这个人很亲近，那么这些问题就没有必要了。你可能会快速地写一封电子邮件，但仍然会得到回复。

但是，如果你是在给一个不熟悉的人发邮件，那么花点时间来思考这些问题。你的回答会帮助你写一封更有思想、条理更清晰的邮件。

电子邮件编写规则＃2：写得像你谈话

如果你的母语不是英语，在写邮件的时候觉得自己应该更正式是很正常的。

但是，这导致电子邮件太正式的，而且显得笨拙或僵硬。例如:

以英语为母语的人写作更随意——他们的写作听起来像人与人之间的交谈。

这里有一个快速的语法技巧，可以帮助你听起来更地道主动语态,避免被动语态．

一个“活跃的声音”表明，一个主题正在执行动词的动作，例如：“玛丽莲邮寄了这封信”。

与之相反，“被动语态”表示动词受主语的作用，例如:“the letter was邮自Marilyn。”

而不是写“你的反馈非常感谢”，试着说“我会很感激你的反馈。”代替写作“您的请求”，尝试说“我收到了您的要求”。

注意主动语态听起来更有人情味。

如何写一封有效的电子邮件

1.主题行

标题栏通常是一个人在打开你的邮件之前首先阅读的内容。这也意味着邮件的主题栏是邮件被打开、忽略或删除的关键。

不幸的是，非母语英语扬声器并不总是知道要在主题行中写作的内容。

看看这个例子:

这个特定的主题线(顺便说一下现实生活中的例子)是模糊的，间接的，并没有暗示我的电子邮件的内容将是什么。

结果？*删除*。

如果您第一次与某人联系，主题行尤为重要。收件人不知道你是谁，只能从你的主题行判断你。

即使你是在公司内部发送电子邮件，写一个好的主题栏仍然是值得的，这样你的收件人就能知道将要收到什么。raybet电子竞技和任何忙碌的人一样，你的队友每天都会收到大量的电子邮件，他们肯定会感谢你为一个描述性的标题所付出的额外努力。

所以，你怎么写一个好主题行？

清除，直接和描述您的电子邮件内容。不要害怕占据整个主题。继续告诉他们预期的内容。

正如您所见，只需令恐怖的技巧或点击标题即可抵御令人瞩目的恐惧。请记住 - 您不希望人们欺骗阅读您的电子邮件，您实际上希望他们阅读并采取某种行动。

您想将积极的感受与您的电子邮件联系起来，而不是愤怒和失望。

这里有一些好的主题行的例子：

• 我下周二要进城，你有空吗?
• 凯文·培根简介
• 常见问题 - 你今天需要2分钟 - 今天需要回答
• 苏珊建议我去找你

2.以适当的问候开始。

要启动电子邮件，您应该以适当的问候开头。问候有两个组成部分：致敬和开幕词。

大多数非母语的英语扬声器，可能是害怕冒犯某人，倾向于坚持只需一个致命 - 亲爱的[x]。无论上下文，非母语英语扬声器都会在又一遍地使用亲爱的[x]。

恰当的称呼取决于具体的场合。如果你要给银行或政府机构写一封正式的电子邮件，最好以“Dear [X]”开头。

如果您发送电子邮件给您知道的人，或在休闲环境中工作，那么它是完全可以使用嗨[名称]。

为了帮助你，这里有一个称呼列表，你可以在你的电子邮件中使用:

• 亲爱的[名字]
• 亲爱的先生/女士。(姓)
• [名称]
• 上午好/下午好
• 嗨
• 嘿
• 嘿/嗨那里

一旦你用了称呼，就该用合适的开场白了。主题行决定了你的邮件是否被打开，而开头句则决定了你的邮件是否被读完。

最好的正确方法是调查你的收件人。找出收件人的兴趣所在。查看他们的社交媒体资料(如Facebook, LinkedIn等)，如果他们发表了文章，阅读一些他们的博客文章。

在谷歌上搜索他们的名字，看看有没有什么有趣的东西。访问他们公司的网站，阅读raybet电子竞技他们的关于我们的页面，找出他们正在做什么或感兴趣的合作。

有了这些信息，你就可以写一个能建立融洽关系的开场白。表现出你理解他们，他们需要什么，以及你能如何帮助他们。

有了这个，你还可以表明你对他们有何不同 - 你愿意加倍努力了解更多信息。表明您了解他们的挑战有助于建立信任。

当然，如果你是在给同事或你认识的人发邮件，这就没有必要了，但是建立某种背景还是很重要的，这样他们就知道发生了什么。

小建议：如果您正在发出销售电子邮件并需要精心的灵感，请看看HubSpot的免费电子邮件模板．使用这个工具，您可以访问为客户旅程的每个阶段设计的内置模板库。

3.保持你的信息短小精悍。

根据Statista在美国，我们每天收发大约2690亿封电子邮件。

如果我们在发达国家（〜40亿人）平均过来，每个人都会收到大约68封电子邮件！

这种令人担忧的统计数据很清楚：我们花了很多时间阅读电子邮件。

写一封被打开、阅读并付诸行动的电子邮件并不容易。你必须提前做好准备工作，以确保邮件是专业的、有同理心的、易于阅读的。

你必须尊重读者的时间。虽然你可能觉得需要在一封邮件中告诉他们一切，但不要这样做。没有人会急切地等待收件箱里出现一篇三页长的文章。这是我最近收到的一封:

啊。

相反，请保持电子邮件短，简明扼要。坚持基本和具体的信息。

你可以这样想:别人看到你的邮件后，你最想做的一件事是什么?

确保电子邮件是以这样的方式编写的，在那里它可以实现您想要的最终结果。

当你需要在电子邮件中包含很多信息时，最好是建议打电话或开会。

专家提示：用这个自由的我希望工具更快地安排你的会议，避免来回的邮件。

4.使用标准字体。

如果您使用的是非英文键盘，则您的字体可能无法正确显示在另一个人的设备上。

如果你想让自己看起来像一个以英语为母语的人，那就使用标准字体。一些语言的字体有自己的“英语字体”，这是一个死亡的提示，写的人是非母语人士:

为了防止各种技术问题的出现，坚持安全的原则。使用网络安全的电子邮件字体，如:

• 天线
• 信使
• 乔治亚州
• 海维提卡
• 最亮的星无
• 塔哈马
• 新罗马字体
• 抛石机女士
• Verdana

事实上，这是Gmail给出的精确列表:

这将确保收件人无论使用什么设备或操作系统，都能以正常的字体接收您的信息。

5.写你的关闭。

一旦你完成了你的电子邮件的内容，是时候关闭它。

你不需要写得太花哨，只要让结束语简单明了就行了。

所以，不是这样的:

相反，坚持使用安全的、经过验证的结语——这样你应该做得很好。

下面是一些最常见的结束语:

• 此致
• 敬上
• 你的
• 真挚地
• 此致
• 最好的
• 温暖的问候
• 温暖的祝福
• 亲切的问候
• 善良的愿望
• 谢谢你！
• 谢谢

如果你真的在寻找一些与众不同的、别致的邮件结尾，那么看看这些你可以尝试的邮件结尾。

6.安排你的电子邮件。

因为你在写一封国际邮件时区问题．

由于你收到的大量邮件，你在早上发送的邮件可能会在收件人查看时被埋在他的收件箱底部。这也可能意味着你花在撰写邮件上的所有努力都将白费。

相反，让自己取得成功。

还记得规则# 1吗?设身处地为他们想想。

他们什么时候最容易接受?什么时候他们的收件箱会变得“更空”?

可能是在午餐时间。他们可能在周日晚上为下一周做准备。甚至可能是周五——他们可能心情很好，因为周末就要到了。

然后，使用我们的免费电子邮件安排工具确保您的电子邮件在合适的时间发送到收件人的收件箱。

7.最后做一次拼写和语法检查。

不要在最后一英里失败。

不要把你所有的时间都花在写一封完美的邮件上，结果却因为充满拼写和语法错误而被收件人忽略。

起草完电子邮件后，将其复制粘贴到Microsoft Word或谷歌Docs中，以便对其进行快速语法、措辞和拼写检查。或者，你也可以使用西洋棋语法在起草时自动化过程。

快速朗读，确保你的写作不会笨拙，或者听起来像个机器人。你需要你的电子邮件副本才能发出声音人类．

记住——帮助读者关注信息，而不是你的拼写错误。

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