谈到Excel时,这里的生活是一个好的规则:如果你发现自己手动做某事,那么可能更容易。

无论您是尝试删除重复项,还可以简单计算,或对数据进行排序,您几乎总是可以找到一个解决方法,只需点击(或两个)按钮即可帮助您完成解决方法。

但如果你不是高级用户,很容易忽略这些快捷方式。在你意识到这一点之前,像按字母顺序整理一份名单这样简单的事情就会占用你大量的时间。

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幸运的是,有一个解决方案。事实上,有一些您可能不知道的使用Excel排序功能的不同方法。让我们从最基本的开始,在下面看看它们。

对于这一组指令,我们将使用Microsoft Excel 2017 for Mac.但别担心 - 虽然某些按钮的位置可能是不同的,但您必须在大多数早期版本的Excel中制作的图标和选择是相同的。

1.突出显示所需的行和/或列。

要在Excel中排序一系列单元格,请先单击并拖动您的电子表格中的光标以突出显示您要排序的所有单元格 - 即使是那些您实际不排序的行和列。

例如,如果要对列A进行排序A,但是存在与列B和C列中的列关联的数据,突出显示所有三列以确保列B和C中的值与您正在排序的单元格一起移动是很重要的柱A.

在下面的屏幕截图中,我们将由此表分类哈利波特人物。但是房子每个人的名字都需要与排序后的每个姓对应,否则当我们完成排序时,每一列都将不匹配。

突出显示的哈利波特名称和Excel的房屋的电子表格

2.沿顶部导航到“数据”,然后选择“排序”。

一旦突出显示所有要排序的数据,请在顶部导航栏中选择“数据”选项卡(您可以在上面的第一步中查看屏幕截图的右上角)。此选项卡将在它下面展开一组新的选项,您可以在其中选择“排序”按钮。图标上有一个“A-Z”图形,正如您在下面的那样,但您将能够以更自字母顺序排序。

Excel中的数据选项卡,带箭头指向排序图标

3.如果按列进行排序,请选择要订购表的列。

当您按下上面显示的“排序”按钮时,将出现一个设置窗口。这是您可以在哪里配置您想要排序的内容以及您如何对其进行排序。

如果你要按特定的列进行排序,点击“列”——最左边的下拉菜单,如下所示——然后选择你想要作为排序标准的列的值。在我们的例子中,是"姓"

排序设置窗口,其中包含列部分中的选项的下拉菜单

4.如果按行排序,请单击“选项”并选择“左右”排序。

如果您愿意按特定行排序,而不是一列,请单击窗口底部的“选项”,然后选择“左右排序”。一旦执行此操作,将重置“排序设置”窗口并要求您选择您希望在最左侧的下拉列表中排序的特定的“行”(当前说“列”)。

此分类系统对我们的示例不完全有意义,因此我们将坚持按“姓氏”列进行排序。

选择在Excel中排序排序

5.选择您想要排序的内容。

你不需要按每个单元格的值排序。在排序设置窗口的中间一列,你会看到一个名为“排序打开”的下拉菜单。单击它,您可以选择按您所排序的列/行中每个单元格的不同特征对您的工作表进行排序。这些选项包括单元格颜色、字体颜色或单元格中包含的任何图标。

6.选择您希望订购您的表格。

在“排序设置”窗口的第三部分,你会看到一个名为“顺序”的下拉栏。点击它来选择你想要怎样订购你的电子表格。

默认情况下,您的排序设置窗口将建议按字母顺序排序(我们将在下面的下一个过程中向您显示快捷方式)。但您也可以将从z和自定义列表排序。虽然您可以创建自己的自定义列表,但有一些预设列表可以立即对数据进行排序。我们将更多地讨论如何以及为什么在几分钟内按自定义列表排序。

按号码排序

如果您的电子表格包含一列数字,而不是基于信的值,您也可以通过这些数字对表进行排序。为此,您将在最左边的“列”下拉菜单中选择此列。这将更改“订单”下拉栏中的选项,以便您可以对“最小到最大”或“最大的最小”中的选项。

7.点击“OK”。

单击“排序设置”窗口中的“确定”,您应该根据所需的标准查看您的列表成功排序。这是我们哈利波特名单现在看起来像,按姓氏按字母顺序组织:

哈利波特名称和房屋的字母顺序的电子表格在Excel

有时您可能有一个没有组织的数据列表。也许您导出了营销联系人或博客帖子的列表。无论案例如何,您都可能希望通过按字母顺序化列表 - 并且有一种简单的方法来执行此操作,这不需要您遵循上面概述的每个步骤。

在Mac上进行字母化

  1. 在要排序的列中选择一个单元格。
  2. 单击工具栏中的“数据”选项卡,查看左侧的“排序”选项。
  3. 如果“A”位于“Z”之上,您只需单击该按钮一次。如果“Z”位于“A”之上,请单击按钮两次。注意:当“A”位于“Z”的顶部时,表示您的列表将按字母顺序排序。但是,当“z”在“a”的顶部时,表示您的列表将按反向字母顺序排序。

Excel_sorting _-_ a_to_z.gif

在PC上进行字母化

  1. 在要排序的列中选择一个单元格。
  2. 点击工具栏中的“数据”选项卡。您将在中间看到Sort选项。
  3. 点击"排序"上面的图标会出现一个弹出框:如果你有标题,确保选中“我的列表有标题”。如果是,请单击“取消”。
  4. 单击顶部的“A”的按钮以及底部的“Z”,带有箭头指向的箭头。这将从“a”到“z”按字母顺序排序。如果要以反向字母顺序排序列表,请单击顶部的“Z”的按钮以及底部的“A”。

Excel_sorting_a_to_z_on_pc.gif.

排序多个列

有时你不仅要对一列进行排序,但你想要排序两个列。假设您希望在他们发布的月份组织您列出的所有博客文章。首先,您想按日期组织它们,然后由博客文章标题或URL组织。

在此示例中,我想首先按房子对我的列表进行排序,然后按姓氏对我的列表进行排序。这将给我一个由每个房子组织的名单,但也在每个房子内进行字母顺序排列。

在MAC上排序多列

  1. 单击要排序的列中的数据。
  2. 单击工具栏中的“数据”选项卡,查看左侧的“排序”选项。
  3. 单击“A到Z”左侧的小箭头排序图标。然后,从菜单中选择“自定义”。
  4. 会出现一个弹出框:如果你有标题,确保选中“我的列表有标题”。
  5. 您将看到五列。在“列”下选择要从下拉菜单中排序的第一个列。(在这种情况下,它是“房子”。)
  6. 然后,单击弹出窗口左下角的“+”符号。在它所说出“列”的位置,从下拉列表中选择“姓氏”。
  7. 检查“订单”列以确保它说出到Z.然后单击“确定”。
  8. 奇迹在您美丽的组织名单。

multi_columns_sort_mac-1.gif.

在PC上排序多个列

  1. 单击要排序的列中的数据。
  2. 点击工具栏中的“数据”选项卡。您将在中间看到“排序”选项。
  3. 点击"排序"上面的图标您将看到一个弹出窗口。如果你有列标题,确保“我的数据有标题”被检查。
  4. 你会看到三列。在“列”下选择要从下拉菜单中排序的第一个列。(在这种情况下,它是“房子”。)
  5. 然后点击弹出窗口左上方的“添加关卡”。在显示“列”的地方,从下拉菜单中选择“姓氏”。
  6. 检查“订单”列以确保它说出到Z.然后单击“确定”。
  7. 奇迹在您美丽的组织名单。

Excel_multiple_column_sorting_a_to_z_on_pc.gif.

按自定义顺序排序

有时你不想按A到Z或Z到A排序,有时你想按其他排序,比如按月、按天或其他组织系统。

在这种情况下,您可以创建自己的自定义顺序来指定您想要排序的顺序。(它遵循与多列类似的路径,但略有不同。)

让我们说我们在霍格沃茨拥有每个人的生日月,我们希望每个人都在生日月,然后乘坐房子,然后由姓氏分类。

在Mac上定制定制订单

  1. 单击要排序的列中的数据。
  2. 点击工具栏中的“数据”选项卡。您将看到“排序”一直到左侧。
  3. 单击“A到Z”左侧的小箭头排序图标。然后,从菜单中选择“自定义”。
  4. 会出现一个弹出框:如果你有标题,确保选中“我的列表有标题”。
  5. 您将看到五列。在“列”下,从下拉菜单中选择要排序的电子表格的第一列。在本例中,它是“生日月”。
  6. 在“订单”列下,单击“A到Z”旁边的下拉列表选择“自定义列表”选项。
  7. 您将看到几个选项(月和日)。选择列出月份的月份列表,因为它与数据相匹配。点击“OK”。
  8. 然后点击弹出窗口左下方的“+”符号。在“列”下,从下拉列表中选择“House”。
  9. 再次点击左下角的“+”符号。在“列”下拉框中选择“姓”。
  10. 检查“订单”列以确保“House”和“姓氏”Say A到Z.然后单击“确定”。
  11. 奇迹在您美丽的组织名单。

custom_order_mac.gif.gif.

在PC上定制定制订单

  1. 单击要排序的列中的数据。
  2. 点击工具栏中的“数据”选项卡。您将在中间看到“排序”选项。
  3. 点击"排序"上面的图标您将看到一个弹出窗口显示:如果有标题,请确保选中“我的列表具有标题”。
  4. 你会看到三列。在“列”下,从下拉列表中选择要排序的第一列。在本例中,它是“生日月”。
  5. 在“订单”列下,单击“A到Z”旁边的下拉列表选择“自定义列表”选项。
  6. 您将看到几个选项(月份和日期),以及创建自己的自定义订单的选项。选择列出月份的月份列表,因为它与数据相匹配。点击“OK”。
  7. 然后,单击弹出窗口左上角的“添加级别”。在“列”下,从下拉列表中选择“House”。
  8. 单击弹出窗口左上角的“添加级别”按钮。在“列”下拉框中选择“姓”。
  9. 检查“订单”列以确保“House”和“姓氏”Say A到Z.然后单击“确定”。
  10. 奇迹在您美丽的组织名单。

Excel_custom_sort_on_pc.gif.

排序一行

有时您的数据可能以行而不是列的形式显示。当这种情况发生时,您仍然可以使用稍微不同的步骤对数据进行排序。

在Mac上排序一行

  1. 单击要排序的行中的数据。
  2. 点击工具栏中的“数据”选项卡。您将看到“排序”一直到左侧。
  3. 单击“A到Z”左侧的小箭头排序图标。然后,从菜单中选择“自定义”。
  4. 会出现一个弹出窗口:点击底部的“选项”。
  5. 根据“定向”选择“排序左右。”然后,单击“确定”。
  6. 您将看到五列。在“行”下,选择要从下拉列表中排序的行号。(在这种情况下,它是第1.)当您完成时,单击“确定”。

row_sorting_mac.gif.

在PC上排序一行

  1. 单击要排序的行中的数据。
  2. 点击工具栏中的“数据”选项卡。您将在中间看到“排序”选项。
  3. 点击"排序"上面的图标您将看到一个弹出窗口。
  4. 点击底部的“选项”。
  5. 根据“定向”选择“排序左右。”然后,单击“确定”。
  6. 你会看到三列。在“行”下,选择要从下拉列表中排序的行号。(在这种情况下,它是第1.)当您完成时,单击“确定”。

row_sorting_pc.gif.

对条件格式进行排序

如果使用条件格式来更改单元格的颜色,请添加图标,或更改字体的颜色,您也可以根据该图标。

在下面的例子中,我使用了颜色来表示不同的等级范围:如果它们的等级为90或更高,单元格将显示为绿色。80-90之间是黄色的。低于80是红色的。下面是你如何对这些信息进行排序,将表现最好的人排在列表的最前面。我想要对这些信息进行排序,使表现最好的人排在列表的最前面。

在Mac上对条件格式进行排序

  1. 单击要排序的行中的数据。
  2. 点击工具栏中的“数据”选项卡。您将看到“排序”一直到左侧。
  3. 单击“A到Z”左侧的小箭头排序图标。然后,从菜单中选择“自定义”。
  4. 会出现一个弹出框:如果你有标题,确保选中“我的列表有标题”。
  5. 您将看到五列。在“列”下,从下拉列表中选择要排序的第一列。在这个例子中,它是“分数”。
  6. 在“排序”的列下方选择“Cell Color”。
  7. 在“颜色/图标”的最后一列中,选择绿色栏。
  8. 然后点击弹出窗口左下方的“+”符号。重复步骤5 - 6。而不是在“颜色/图标”下选择绿色,而是选择黄色栏。
  9. 然后点击弹出窗口左下方的“+”符号。重复步骤5 - 6。不要在“颜色/图标”下选择绿色,而是选择红色条。
  10. 点击“OK”。

sort_conditional_formatting_mac.gif.

在PC上排序条件格式

  1. 单击要排序的行中的数据。
  2. 点击工具栏中的“数据”选项卡。您将在中间看到“排序”选项。
  3. 点击"排序"上面的图标会出现一个弹出框:如果你有标题,确保选中“我的列表有标题”。
  4. 你会看到三列。在“列”下选择要从下拉列表中排序的第一列。在这个例子中,它是“分数”。
  5. 在“排序”的列下方选择“Cell Color”。
  6. 在“订单”的最后一列中,选择绿色栏。
  7. 点击“添加关卡”。重复步骤4 - 5。不要在“订单”下选择绿色,而是选择黄色条。
  8. 再次单击“添加级别”。重复步骤4 - 5。而不是在“顺序”下选择黄色,选择红色栏。
  9. 点击“OK”。

conditional_formatting_pc.gif.

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新的呼叫动作

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最初发布于2018年8月9日下午6:48:00,更新于2018年8月09日

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