HubSpot的营销团队远程工作了一周。以下是我们所学到的。

回想一下你上次在另一个地方和别人开电话会议的情景。你遇到过任何沟通上的挑战吗——技术上的，还是其他方面的?你是否发现自己想说出来却没能插进一句话?如果有很多人在通话，你发现每个人都能参与吗?

远程会议正变得越来越普遍。不是每个和你一起工作的人都能和你坐在同一个房间里。对于我们中的许多人来说，现在我们的大多数会议都包括来自全球各地的远程员工或团队成员。

这就是我们在HubSpot开始看到的趋势。随着我们的全球扩张，越来越多的会议和团队分散在我们不同的办公室。这并不仅仅意味着为了和悉尼的同事通电话而早起或熬夜。这意味着我们要学会用一种完全不同的(有潜在挑战性的)方式和同事一起工作。

在与其他拥有越来越多远程员工的公司(包括Zapier首席执行官韦德•福斯特)交谈后，我们的营销团队决定开展“远程周”。

远程周的三个目标

• 作为一个高度分布式的团队，更有效地工作，并为整个HubSpot跨地域更有效的合作铺平道路。
• 培养全职远程工作者的同理心。
• 改善我们与远程工作者的沟通，并使我们在远程工作时达到最佳状态。

远程周规则

1. 团队的每个人都必须在这周保持远程状态。他们可以在任何他们想要的地方工作，但他们不能在HubSpot的办公室里。
2. 每个人都必须有互联网连接，并能够参加视频会议。
3. 任何人都不应推迟或重新安排任何会议。他们应该尝试所有不同类型的远程会议:1:1，团队会议，跨职能会议等等。

一周后，我们收集了所有参与者的反馈，并发现了一些对我们有帮助的共同趋势更有效地管理远程员工前进。

偏远周的教训

1.对于大型会议，您需要一个主持人。

对于更大范围的会议来说，确保每个人的声音都被听到是一个真正的挑战。每个人都在谈论，不同地方的人之间会发生边聊，在你知道会议结束之前，你没有机会参与讨论。

这就是团队协调人发挥作用的地方。主持人的工作有两方面:1)确保每个人都有发言的机会。2)了解什么时候会有边聊，这样你就能确保所有人都能听到。

为了确保每个人都有机会说话，你需要注意的是，当有人试图插话却总是被忽略时。发现这一点的一个好方法是让主持人留意“金鱼脸”:当一个人在有机会说话之前不断张嘴或闭上嘴巴时的表情。通过让协调人注意到这一点并促使参与者依次发言，可以消除这个问题。

大型远程会议的另一个问题是在同一地点的人之间进行的边聊。例如，我的团队分布在剑桥和都柏林。在剑桥和都柏林的团队之间经常会有一些边聊边聊的对话，他们会把电话调成静音，以便对坐在旁边的同事说点什么。

我们学到的解决这个问题的一种有效方法是让每个人进入不同的房间(即使他们在同一个地方)，给每个人一个公平的机会发言，并确保这些边谈边谈阻碍了主要讨论。

2.利用自发的讨论。

当你和你的同事在同一个地方时，你一整天都有机会进行自发的交谈。无论是最新的早间重述权力的游戏一个小插曲，或者一次简短的交谈，讨论出一个无法通过电子邮件解决的问题的细节，这些计划外的面对面会议让我们更接近同事，帮助我们发现新的视角。

在遥远的那一周，我们知道我们需要一种方法来重现这些自发对话的美。在实践中，这需要一点努力。这意味着你必须通过一个快速的、计划外的视频电话或即时聊天来回答问题或澄清电子邮件的细节。

当你的团队无法进行实时通话时，我们也非常支持通过Loom录制一段快速视频来进行交流。事实上，我从都柏林团队的许多Loom录音中醒来，解释了他们想要进行的详细分析或最新实验。

像这样定期、开放的交流是避免任何误解的关键，也能确保你的团队即使没有面对面交流，也能感觉像一个整体。

3.找到你的理想日程，并坚持下去。

早上我起床，洗澡，穿衣服，遛狗，然后赶公共汽车。我开始工作，沏茶，晨读，回复电子邮件，然后开始新的一天。我有我的早上例行公事，我有另一个例行公事在一天结束。

我们是习惯的动物——有一个清晰的日程能让我们有条理，让我们更有效率。对于远程工作的人来说更是如此。

在“远程周”开始的时候，我们很多人发现我们的日常工作有点不对劲。我们醒了，不知道下一步该做什么。我们开始回复电子邮件了吗?我们要做下一个实验吗?我们做早餐吗?锻炼吗?我们首先做什么?最后，我们遇到了同样的难题。我们什么时候停止工作?我们一起吃晚饭，然后回去工作好吗?

在为期一周的实验中，我的同事Henni Roini, HubSpot的营销经理，专注于组织她的工作，以防止遇到上述问题。

罗伊尼说:“远程工作时，创建工作结构至关重要。“我倾向于把工作、午餐和个人活动安排在日程表上，然后尽我所能地遵守这些时间。没有结构，你最终会失去工作和生活的平衡。”

即使当你远程工作，不需要在特定的时间进入办公室，有一个例行公事也是很重要的。虽然我们都花了几天时间来安排我们在“远程周”的时间，但最终我们都找到了自己的节奏，以确保我们完成工作时不会倦怠。

4.在你的团队中保持可见，即使你实际上不可见。

如果你是团队中仅有的远程工作者之一，你很容易埋头工作，而失去了与团队其他成员进行的定期交流。在“远程周”期间，我们团队意识到的一件事是，即使我们没有直接联系，我们也要找到一种方法，让我们的同事保持可用和可见。

即使你不在团队的视线范围内，你也可以在团队的雷达上找到一些关键信息。其中之一就是参加团队会议。当你身处异地时，在重要的讨论中大声说出并分享你的想法是极其重要的。

另一种保持可见性的方式是通过聊天参与小组讨论。在HubSpot，我们使用Slack进行沟通，并拥有跨团队渠道，涵盖从与工作相关的项目到办公室之外的兴趣，比如瑜伽和狗。很容易不参与这些讨论，但分享你的想法、你读过的最新有趣的文章，甚至是你周末做了什么更有价值和价值。

即使你不能在办公室里出现，在公司里出现也是很重要的。

5.确保您有一个工作的互联网连接。

我把最好的，也可以说是最重要的留到了最后。确保你有合适的技术来完成你的工作，并与同事保持联系是绝对必要的。如果你的电脑突然死机，或者你的网络崩溃，你的电话无法接通，这可能会让所有相关人员感到沮丧。你知道这总是在最不方便的时候发生。

在你计划远程办公之前(即使只是一天)，测试一下你计划从哪里打电话。如果你在家工作，确保你有一个强大的WiFi连接。提前与朋友或同事进行测试，以确保你能够有效完成工作，并与必要的人员保持联系。

如果你认为你可能想在你的远程工作周旅行到另一个地方，也测试一下。我鼓励我的团队在低风险会议期间尝试他们想要工作的新咖啡店——比如与他们的经理进行1:1的会议——而不是等到更大的团队会议。这减少了技术困难影响更多人员的危险。

当你准备好远程设置时，想想是否还需要WiFi以外的其他技术。例如，在家里有第二台显示器可以帮助你提高效率。有一个站立式办公桌是另一种确保你在白天活动的方式。

6.确保你在一个高效的工作环境中工作。

虽然很多人可能认为在家工作更放松或更容易，但我们的许多同事发现，在没有干扰的情况下远程工作是多么困难。

出于这个原因，我们的许多队友建议，如果你计划让在家工作成为一种习惯，那么就把一个高效的远程工作空间放在一起。

“仔细考虑你需要做的工作，以及什么是最有利的安排，”高级会话营销经理康纳•西里洛(Connor Cirillo)说。

“在你独自做项目的日子里，去咖啡馆戴上耳机可能会比较好。但当你连续五个小时接二连三的电话时，出现在公共场合可能不是一个好选择。”西里洛补充道。如果你使用远程办公，在每天开始工作之前先把日历通读一遍。把你需要做的工作分类，然后问问自己在哪里做这些工作最好。”

虽然全职远程工作的人可能已经在家里一个安静的空间里有了一个专用的工作区或办公室，但我们的一些在办公室的团队成员已经意识到找到一个完美的工作地点是多么困难。

HubSpot博客的受众增长经理帕姆•巴普(Pam Bump)说:“当我刚开始在HubSpot工作时，偶尔会进行远程工作。我不得不尝试了几种不同的设置，才找到了一种适合我的。”“我公寓的一个区域的网络信号很低，沙发离窗户太近，窗外是一条嘈杂的街道，在厨房工作只会让我想起我需要做的所有家务。”

“最后，我在我安静的卧室里放了一张桌子，”巴普说。“后来，听说我的一些全职同事在远程工作周期间也遇到了同样的问题，我很高兴能够在实验开始前为工作空间提供便利。”

7.如果你是一名经理，计划包容性的团队活动。

我们中的一些人发现，当远程工作时，你会感到非常孤立、孤独，或很快脱离这个圈子。作为一名团队成员或团队经理，想出一些活动或打破僵局的方法会很有帮助，这些方法可以帮助你的团队更紧密地联系在一起，同时又能包容每个人。

• 发送电子生日卡，上面有来自团队每个人的信息。
• 如果在一个团队会议上，每个人都要吃预定到办公室的食物，鼓励远程员工点餐。然后，如果可以的话，支付送餐费用。同样地，如果你的远程员工要参加一个在他们所在时区的会议，但在你自己的办公时间参加，你也可以提供伙食费。
• 组织提前计划好的虚拟或实物礼物交换，这样远程员工就可以通过邮件发送物品。
• 给生病或经历困难的员工送花，同时鼓励他们关闭工作通知，专注于自己。这是因为当你已经在远程工作的时候，从工作中抽身出来尤其具有挑战性。
• 在会议室里庆祝生活事件——包括婴儿送礼会、生日和婚礼公告——远程的队友可以打进来。

最后，麦金蒂说，如果你是一位经理，你应该“确保你在办公室内的主动性是包容的。”

“例如，我们最近在HubSpot庆祝了心脏周，并推出了一系列令人兴奋的活动，我们的远程员工可以参与其中。我们还送了他们一个HEART包和一些小礼物，”麦金蒂解释说。

将远程周带回办公室

Remote Week对于团队来说是一次非常棒的经历。它给了我们一个独特的机会，让我们站在队友的立场上，真正了解远程工作的利弊。

从这次经历开始，我们学会了与远程同事更加合作，确保每个人在团队会议上都有发言权，并在希望与远程同事快速视频聊天时更加灵活。下次当你与远程同事互动时，请记住这些经验，以确保为你的团队和同事建立一个高效的协作环境，无论他们在哪里工作。