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你是否被分配了创建提案请求或RFP的任务?

不管你是不知道那是什么,还是很久没有写过,今天的指南可以帮助你。

我们将深入探讨RFP到底是什么,为什么你可能需要一个,以及如何去做今天创造你的第一个

首先,你应该理解所有这些字母的意思。

现在就下载:免费RFP模板

当你的公司有一个新的raybet电子竞技(通常是大的)项目,或者一个更复杂的需要一些外包的项目时,RFP可以帮助你在第一时间就把工作做好。

RFP文档成为你快速发现与你的项目相关的潜在供应商的优点和缺点的一种方法,而不必自己花太多时间去寻找他们。

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免费RFP模板

填写表格以获得这些模板。

RFPS还可以让您偷偷摸摸地分为不同的策略,因为每个供应商都包含自己独特的行动计划以及他们的出价,因此可能没有考虑过。

在你必须向供应商承诺之前,你就会得到这些信息。

请记住,这不应该与RFQ混淆。

RFP和询价表

RFQ或报价请求与RFP略有不同,因为它只是报价本身。在这里,公司从不同的供应商那里征求多个报价,以仅基于价格来比较服务。虽然RFP包含了一个报价(以及其他一些细节),但RFQ除了价格之外没有其他细节。

与RFP不同,RFQ是对报价或报价的请求。

以下是如何理解两者的区别:

当你从技术上接受RFP中的报价时,你也获得了信息 就像行动计划, 时间轴完成,交付时间表,以及提供的服务清单。

但是对于RFQ,你只会收到你想要购买的服务或产品的报价。

在大多数情况下,仅仅比较报价是不足以看出一个潜在的供应商是 正确的适合您的公司,这就是为什么raybet电子竞技RFP在这些情况下更适合。

RFP流程说明

在潜在的投标人可以提交他们的提案之前,要求这项工作的公司必须起草一份RFP。raybet电子竞技(附注:稍后我们将向您展示如何做到这一点)

这可以让潜在的承包商更好地了解你的公司在寻找什么。raybet电子竞技

一旦你的RFP发出,承包商或供应商可以审查它并提交他们最好的投标来竞争这项工作。

在这些提案中,供应商通常包括以下项目:

  • 他们将如何解决问题的行动计划
  • 一个你可以期待的时间轴
  • 有必要的背景知识吗
  • 他们预计整个项目的成本是多少

在某些情况下,竞标者可能会回来说,RFP的特定部分需要根据他们在行业中的经验进行调整。

在这一点上,你可以查看他们的反馈,并创建一个新的RFP来调整这些变化,或者你可以保留原来的版本,并在考虑其他提交的投标时记住它。

一旦您收到所有提案,将计算每个提案几乎毫不费力,并确定哪些供应商最适合您的公司。raybet电子竞技

在一堆投标人中,你会想要将其缩小到你最喜欢的3个,5个,或10个考虑,这取决于你收到多少或感兴趣的。

从这里,您将想花时间审核潜在的供应商,以便确定谁真正适合这项工作。

一些公司可能会要求他们的顶级供应商提供一个更好的最终报价,在他们开始谈判过程后,以确保他们不仅得到了合适的人或公司的工作,而且以合适的价格。raybet电子竞技

虽然这听起来像是额外的一步,但却是一个可以为你节省金钱、时间和头痛的方法。

但这也引出了一个大问题:所有这些真的有必要吗?

你就不能自己花点时间审查两三个供应商吗?

正如你接下来将看到的,这条路线绝对不符合你的最佳利益。

为什么要发出建议书请求?

让我们简单地比较一下这两个场景:

  • 选择1:花时间自己寻找完美的供应商。
  • 选择#2:使用RFP让潜在的供应商来找你。

选择第一条途径,你可能会利用你的同事、朋友和网络群体来帮助你获得这份工作的推荐。

或者,您可以执行谷歌搜索来查看您所在地区的顶级供应商。

在你浏览了一个可能的职位候选人的网站后,你会精心制作一个完美的信息去联系他们,并了解他们是否有帮助。

然后,你必须解释你项目的具体细节,在决定选择他们参与你的项目之前,你可能会要求他们提交一份提案,也可能不会。

这不是一个复杂的过程,但我们有没有提到过,你必须对遇到的每一个有前途的推荐或供应商重复这个过程?

想想这要花多少时间啊!

现在,如果这些潜在的承包商已经知道了你的项目细节,并且带着他们最好的行动计划和一个正式的投标让你审查,那该怎么办?

所以,你不必每次都解释你的需求,你可以简单地概述一次,然后分发给大众。

为了节省你更多的时间,这将取决于潜在的承包商-而不是你-去接触。

RFP路线还能让你窥视到每个供应商的真正行动计划,而不是他们通过电话或亲自告诉你的计划。

由于潜在的候选人必须提交正式的报价,他们需要花时间概述解决方案,并真正解决手头的问题。

如果他们不这样做,你有一个简单的方法来淘汰供应商,并快速地从一堆选项中剔除。

但是,为了达到这一点,你不能再犯这个错误了。

这就是使用RFP

如果你想找到合适的供应商,你需要你的RFP是具体的。

只询问“是”或“否”的问题不会帮你的

这就是为什么你必须提出需要深思熟虑的答案的具体问题。

试着用类似以下的句子:

  • 请举例说明你是如何解决这个问题或其他公司的类似问题的。raybet电子竞技你遇到了没有预料到的障碍吗?如果是你,你会怎么做?
  • 如你所建议的重新设计,非技术人员需要多长时间才能完成新的注册表格?你估计这能节省多少时间?

记住这些技巧,您就可以起草您的第一个RFP了。

如何编写RFP

以下是RFP的基本结构以及你的RFP中应该包含的内容:

1.项目概述

在你详细介绍你的公司之前,你应该简单介绍一下项目本身,这样供应商就能马上知道它是否raybet电子竞技值得竞标。

2.你的公司背raybet电子竞技景

这对你的公司来说应该不算长。raybet电子竞技相反,它应该让承包商更好地了解你的公司是做什么的,以及你的目标市场是谁。raybet电子竞技

3.项目的目标

清楚地确定你希望在这个项目中完成什么,你认为什么是“成功的”,这样每个人都能达成一致。

4.项目范围

项目的细节在RFP中是必不可少的。在相同的 的方式你不希望使用模糊的问题,一个模糊的项目范围也不会帮助你找到合适的供应商。

花点时间细化你的项目范围以后不会有什么意外。

5.目标交付时间表

即使你的截止日期不是很紧,你也应该在脑海中有一个可交付的目标时间表。这需要包含在你的RFP中,这样潜在的供应商就可以正确地评估他们是否有资源和带宽来按时完成工作。reybet雷竞技下载

6.可能的障碍

如果您希望它们消失,请勿隐藏众所周知的地毯下的现有或潜在问题。关于任何技术问题或可能的roadblock,也可以明确清楚成功的RFP,例如:您是否处理定制编码或过时的平台?您的团队是否有资源有限?reybet雷竞技下载

通过预先解释这些,潜在的供应商将确切地知道他们将进入什么。

你也会自然而然地淘汰掉那些因为这些限制而无法完成任务的承包商。

但你也会与那些知道如何用技巧和技巧解决这些常见问题的公司联系。

记住,现在发现这个比你接受报价并开始工作要好得多。

7.预算限制

提前做好预算也很重要。你能减少的惊喜越多,对各方都越有利。

8.您在潜在的供应商中寻找什么

另一种减少或消除意外的方法是,确切地解释你在潜在的承包商中寻找什么。

你所要做的就是概述对你的项目最重要的事情(即时间、解决方案、预算等),并表明你将如何基于此评估他们的提案。

我们将向您展示这是如何完成的,但在我们这样做之前,还有一件事要在这里添加:RFP求职信。

就像简历的求职信一样,RFP求职信为你的品牌塑造了一个专业的形象,并为潜在的供应商奠定了基调。这表明他们应该认真对待提案和项目。

好消息是,有很多工raybetapp具可以使创建rfp比您想象的更容易,压力更小。

帮助您管理rfp的雷竞技苹果下载官方版提案软件工具

在这篇文章中,我们概述了10个工具,以帮助您管理和创建专业的建议,在更少的时间。

就今天的目的而言,以下5个工具是开始的好地方:

1.RFPIO

RFPIO解决了响应RFP的问题,从项目管理到协作,与其他软件集成。雷竞技苹果下载官方版他们的解决方案包括从CRM内报告仪表板,自动响应功能和自动生成主动提案。RFPIO还包括一个智能答案库,将以前的RFP响应转为按需智力,以便在工作的任何地方赋予企业内容的收入团队。

是什么更好吗?RFPIO有与公司HubSpot的集成这将自动使用您的门户同步您的RFP,使您可以与团队分享信息。

2.Pandadoc.

要创建带有自己品牌的定制rfp,可以考虑使用提案软件PandaDoc。雷竞技苹果下载官方版

在这里,您可以在几分钟内设置您的第一个RFP,甚至可以使用文档本身的实时更新与团队成员协作。

3.Nusii

与市场上的其他提案软件类似,Nusii使用拖放编辑器雷竞技苹果下载官方版,这使得构建rfp变得轻而易举——尤其是对初学者来说。

由于它干净、现代、简单的设计,它也很容易弄明白。

Nusii最有用的特性之一是使用它来重新处理现有的rfp,从而节省您的时间。只需从您喜欢的RFP中复制内容,并编辑信息以适应您的新请求。

4. Loopio

您如何计划为您的RFP组织所有响应?

一个突出的特点 Loopio是它的RFP响应库,它可以让你立即访问从以前的RFP中获得的所有答案。这就省去了你在拥挤的收件箱中寻找你需要的东西的麻烦。

他们神奇的特性甚至可以帮助您自动填充响应,如果它看起来类似 一个你已经完成了。

此外,您可以管理您的整个RFP流程——包括发送自动回复——并与您的团队在一个地方协作,使用他们的直观仪表板。

如果现在的提案工具超出预算,或者你想先尝试创建自己的提案工具,可以使用这个模板作为起点。

5.RFP360

RFP360简化了您对RFP响应管理的方法。它们直观的知识管理、工作流和协作特性使得在单个库中创建、审查、更新和批准引人注目的响应变得很容易。提案自动化和回答智能(AI)功能可以加速你回答问题的能力,建议可能的最佳回答,并自动批量完成它们。

您还可以以各种格式导入RFP,并生成优选的最终提案,并集成扩展允许您组织中的任何人在Microsoft Office文件、在线问卷和表单中使用您知识库中的内容——而不离开这些应用程序。

免费和可编辑的RFP模板

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下载一个免费的,可编辑的RFP模板。

要使用这个模板,只需在这里下载或者填写下面的表格。您可以删除与您的项目无关的部分或部分信息,并添加您的rfp所需的任何其他内容。

交给你了

现在您已经更好地了解了什么是RFP以及如何创建您的第一个RFP,您就可以开始了。

与您的团队坐下来,缩小项目的具体细节、目标和工作范围。然后在进入起草阶段之前确定项目何时需要完成,以及你的预算。

收集到这些情报后,你就可以把一切都插入我们的模板了。

您也可以使用这个经过测试的方法建议公式确保你的RFP是专业的和完善的。

按照这些步骤,您将拥有一个可以快速更新的RFP模板。你的下一个项目会更快地取得成功。

编者按:本文最初发表于2018年8月,现已全面更新。

招标书模板

免费的RFP模板

最初发布于2020年8月7日早上6:00:00,更新于2020年8月8日

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