“不,对不起,当时我无法做到。”

你有多少次听到这句话,或类似的东西?

它比你想象的更频繁。案例指出:我的朋友和我试图制定计划去吃晚餐。本集团的领导者建议了一个地点,日期和时间。我们剩下的四个人检查了我们的个别日历并在我们的团队聊天中汇报。

那天有一个人忙着 - 所以它回到了绘图板,并建议了新的时代。

这导致了很长的令人困惑的消息,跨越多小时的消息,因为建议和拒绝了。最终,我们在日期和时间安顿下来,但找到了解最佳时间的过程效率低下和令人沮丧。

我相信您在工作之外或与经理,同事或前景的会议在工作之外存在类似的经验。找到时间来满足可能特别具有挑战性,特别是如果你在预订时间的人,那么有背靠背的会议阻止了一天的大部分。或者,他们的时间表可以完全提前预订。

这是会议工具可以帮助简化找到最佳时间的过程。

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寻找适合每个人的会议时间的提示

在为每个人工作时安排会议可能是一项挑战。这是几个要记住的提示调度会议并发送会议邀请时:

1.提供会议细节。

您是否曾去过会议,第一个分钟讨论了谁组织了会议,会议的目的是什么,以及是否有议程?会议邀请中的一个简单的客观声明可以清除所有这种混乱。这是我用来让大家对我们所讨论的内容有所了解的一个例子,并且会议的最终目标是什么。

目的:在此次会议期间,我们将讨论Q1的内容日历分配,并决定我们首先要写销售或营销主题。

会议邀请开始的这一陈述明确了为什么我们在会议结束前的会议以及需要决定的内容。

2.准备议程。

如果您在您的会面中拥有不止一个其他人,您会发现您准备议程有助于。我们都知道切线发生,有时是充分理由。但是,它尊重每个人的日子,以便会议按时结束。议程有助于我们这样做。如果讨论开始,我们可以将每个人都注意回到议程上的物品。

3.沟通价值。

除了有会议和议程的目标外,您还需要回答问题:参与者会在会议上获得什么?也许会议的目的是揭示一个新的过程,决定一个战略,甚至一些有趣的东西,就像见面和对新团队成员的迎接。无论如何,每个人都应该知道他们的内容以及他们将如何受到会议上提供的信息的影响。

4.确定会议类型。

会议将是会议电话,视频聊天还是亲自?在邀请函命中收件箱之前确定了此信息将节省大量时间并帮助会议顺利运行。事先务必包括与视频或音频会议的链接,以便每个人都可以按时加入。如果您有一个内在会议,请务必提前预订会议室并提前向集团传达。

5.考虑所有时区。

对于国家或全球团队,您需要牢记所有会议参与者工作的不同时区。您可以使用Google日历轻松查看此功能。Slack还让您查看另一个团队成员的当前。

6.提前安排会议。

在会议需要发生之前,避免在与一两天内与人们一起预订会议。为了使本集团拥有最富有成效的时间,每个人都需要充分准备的机会。是否被邀请的人民才能报告,或者他们正在倾听和提出问题,你会尽快分享议程,以便每个人都了解他们在一起的时间内容。

7.在日历上阻止“否会议”时间。

如果您是被邀请到大量会议的人,您会发现它有助于阻止您的日历中的时间无法安排会议。也许这是您最富有成效或有个人活动的时间。无论是什么原因,都知道您的预先计划的活动和任务不会被会议中断。

8.电子邮件将在送达时不要安排会议。

您听说有多少次会议可能是一封电子邮件?虽然这似乎是舌头脸颊的建议,但有一些重要的想法。如果可以,请发送电子邮件更新,而不是将整个组一起带一起一小时。如果您需要在视觉上展示想法,请考虑录制视频并与您的电子邮件摘要一起发送。工具喜欢lo让这很简单,所以你和你的同事可以回到你的一天。

幸运的是,有会议调度工具来简化找到完美的会议时间的过程。

1。HUBSPOT会议工具

价格:免费

HUBSPOT会议工具允许您连接您的Google日历或Office 365日历,可自动同步您的可用性。然后,您将创建一个会议链接,将其发送到您的会议邀请,他们可以选择最适合它们的会议时间。此外,销售团队可以添加他们的团队可用性或使用循环功能来预订与前景的会议。会议工具直接整合免费CRM.管理联系方式,看看谁已预订与您会面。

2。涂鸦

Price:1 4.08 /月/ 1个用户(私人),5.75美元/月为1个用户(小型企业),$ 2.98 /月/用户为5个用户(业务)

涂鸦是一种专为查找会议时间而设计的轮询工具。会议的主人建议会议可能的时间,并将民意调查发送到会议参与者。从那里,他们会进入其可用性,会议主持人根据响应选择最佳会议日期和时间。

3.需要

价格:免费(标准),12美元/年/用户(高级),19美元/年/用户(Premium)

查找会议次会议详细信息,建议根据您的可用性,并邀请会议与会者进行会议日期和时间。邀请人有能力从建议的会议日期和时间选择,并选择最适合它们的人。

4.调查猴子

价格:$ 28 /用户/月(团队优势),$ 89 /用户/月(团队总理),联系我们详情(企业)

使用Surveymonkey,您可以选择会议日期和时间,创建一个调查,并通过电子邮件将对投票链接发送到会议参与者。投票也可以嵌入网站或Facebook页面,以达到更多人。如果他们没有在某个时间范围内响应民意调查,则Surveymonkey将发送提醒电子邮件。

5。

价格:免费(基本),$ 8 /用户/月(Premium),12美元/用户/月(Pro)

展望是连接到日历的会议计划工具。它甚至允许您设置可用性并发送会议链接到联系人。会议Invitees可以在方便的时间预订会议,并在您的日历上自动计划此时间。

查找会议时间Google日历

想和一个人或多人见面吗?您可以找到使用Google日历的每个人都适用的时间。

1.导航到Google日历。

通过登录您的方式开始谷歌日历帐户。

谷歌日历应用程序显示如何创建新事件或编辑现有事件

2.创建新事件或编辑现有事件。

要创建新事件,请单击“创建”,将出现弹出窗口。然后单击“更多选项”按钮以添加您的会议详细信息。

使用“创建”按钮在Google日历中创建新会议

要编辑现有事件,请单击要更新的事件,然后选择要编辑的铅笔图标。

在Google日历中编辑现有会议

3.为邀请添加客人。

通过在“添加Guests”搜索框中搜索其电子邮件地址来添加客人。

使用界面右侧的搜索功能在Google日历中添加客人参加活动

4.单击“查找时间”选项卡。

单击“查找时间”选项卡以确定最适合您和您的会议客人的时间。您可以在“日间”和“一周”之间切换,查看您可以满足的会议参与者的日期和时间。

在可编辑事件选项中查找Google日历中的时间功能

5.选择时间。

单击日历网格视图中的区域以选择时间。按“保存”按钮,将更新日期和时间。

使用界面右上角的蓝色按钮在Google日历中选择并保存会议时间

安排会议无忧无虑

安排在合适的时间的会议可以是一个斗争。但这些提示和工具将使您更容易找到适合每个人的会议时间。记得留意每个人的时间,提供了一个客观和议程的会议,而在疑问 - 不要安排可能是电子邮件的会议。您的日历和您的成员会感谢您。

编者注:这篇文章最初于2020年4月发布,并已更新全面性。

偏见调度程序

免费资源:如何在Facebook上达到并参与您的受众

最初发布于3月16日,2021年下午1:30:00,Updationed 4月23日2021年

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书销售会议