如何让Outlook的人发挥最大的作用

Outlook People是一个基于云的联系人列表，你可以在微软服务套件中找到它。

与传统的非云联系人列表不同，Outlook People可以作为你的个人云联系人列表。

你可以通过outlook.com(以前称为Hotmail或Live)查看联系人列表，但在Windows和mac上，通过Outlook桌面软件或其移动应用程序访问和管理联系人也很常见。雷竞技苹果下载官方版

台式机和移动设备上的应用程序被用作电子邮件、日历和任务管理的办公套件。

在这篇文章中，我们将解释如何最大限度地利用Outlook People，包括如何设置它，以及一些巩固成功的技巧和技巧。

设置Outlook人员

你可以免费在outlook.com，或者您可以使用付费的Microsoft Office 365业务帐户。

你可以选择本地Exchange、托管Exchange、通过GoDaddy或微软等服务在线托管的Exchange，或者订阅Outlook 365。

简而言之，如果你想让你的软件一直与最新的微软软件版本保持一致，你应该订阅Outlook 365。雷竞技苹果下载官方版

Exchange通常是为希望稳定和控制软件的公司或企业提供的，例如，当微软推出更新时，您的商业环境无法应对突然的用户体验变化。雷竞技苹果下载官方版

无论你的Outlook的主干是什么，它都会包含一个需要在微软软件中有效管理的联系人列表;雷竞技苹果下载官方版在你的手机、平板电脑、台式电脑和所有的商业应用程序上也一样。你也可以同步Outlook联系人列表到你智能手机的标准通讯录。

本指南将重点介绍Office 365订阅中的联系人。

Microsoft Office最佳实践

1.谷歌和Outlook有什么区别?

Outlook People和谷歌Contacts都有相同的用途:将你的联系人存储在云中，这样他们就可以跨多个平台(邮件、电话、日历等)使用。

如果您已经在使用Microsoft应用程序，那么使用Outlook People是有意义的。如果你正在使用谷歌应用程序，坚持使用谷歌联系人是有意义的。

如果你在两个应用程序环境中都是活跃的，你应该在谷歌和Outlook之间设置同步，以确保你的联系人持续更新。谷歌提供了一个免费的同步解决方案，还包括日历同步。

这种免费同步是非常基本的，只能在没有过滤器或分段的情况下同步数据。如果您想要更细致的同步（例如，仅同步某些文件夹或一部分联系人），您可以依赖类似双向数据同步．

两者的一个主要区别是Outlook使用联系人文件夹和类别，允许更多的结构。在Microsoft环境中工作的管理员可以控制如何跨团队共享和组织联系人。

2.使用文件夹组织您的联系人。

默认文件夹为“联系人”。但是，在此联系人文件夹旁边设置单独的文件夹很有用。

出于性能考虑，最好将联系人分成不超过10k个联系人的子组文件夹。

文件夹的一个优点是它们具有共享权限。这意味着您可以在团队中共享联系人。

需要注意的是，当你通过移动设备或网络访问联系人时，你不能将联系人移动到其他文件夹。当你使用iPhone时，你可以通过分组来选择切换不同文件夹的可见性。

如果你通过桌面访问你的联系人，你会有更多的灵活性，例如，你可以批量移动联系人从一个根文件夹到另一个。您还可以选择将不同的文件夹合并到一个视图中，让它们在侧边栏中处于“选中”状态。

Outlook web应用程序中的联系人文件夹是这样的:

Outlook中的联系人列表是分发列表。如果你想同时联系多个人，你可以向联系人列表发送电子邮件。

3.用类别来组织你的联系人。

您可以使用颜色类别对Outlook中的相关项目进行分组，包括电子邮件、便笺、联系人和会议。也可以应用多个颜色类别。基本上，颜色类别类似于标签。

Outlook自带一组默认类别，不过，您可以根据业务需要重新命名这些类别。要给电子邮件分配一个更酷的类别，右键单击电子邮件从消息列表中选择分类然后选择颜色类别．

要从阅读窗格或打开的邮件中指定颜色类别，请选择分类从标签组在彩带上然后从列表中选择一个类别。

如果你看不见分类在Ribbon上，选择“标签”下的下拉菜单。

4.分享你的联系人。

在公司环境中，Exchange Administrator能够配置联系人设置，以便同事之间可以共享联系人。

如果您没有Exchange Administrator，您可以按照以下步骤共享联系人:

•从联系人选项卡，右键单击您的联系人并选择分享,然后文件夹权限。

•在“权限”选项卡上，您可以添加或删除您已授权访问日历的用户。

•要添加一个新的委托，选择添加……并按姓氏搜索所需用户。您可以搜索“全局地址列表”，或通过选择“地址本”下的适当下拉列表来搜索您的个人联系人列表。下权限，标题选择您想要提供给用户的详细程度。

•要删除委托，选择用户并选择删除。

•点击应用，那好吧。

您还可以与其他同事共享您的颜色类别。颜色类别存储在邮箱的主日历文件夹中。因此，您必须首先共享您的日历文件夹。

选择你想要分享你的颜色类别的人，然后点击全部细节在阅读部分。

5.尽可能多地使用自动完成功能。

多亏了自动完成功能，你再也不用输入完整的电子邮件地址了。只需键入前几个字母，让“自动完成”完成它的工作。

6.从电子邮件签名解析新的联系人。

Evercontact是一个很好的工具，它可以让你从繁琐的复制和粘贴中解脱出来，而这种复制和粘贴通常伴随着最新的地址簿。它的服务会自动分析电子邮件签名，并将新更新的联系信息直接保存到Outlook People中。

这意味着Evercontact可以从联系人的签名中提取地址和电话号码，并将其添加到Outlook中的联系人中。

Evercontact还有一个闪回功能，允许您恢复五年前的联系人。而且，使用Chrome插件，您可以从任何网页抓取联系人，只需单击一下即可将其立即保存到您的通讯簿中。

7.从名片上分析新的联系人。

我相信你的桌子上一定有一到两张(一百张)名片。让我们面对现实吧:谁愿意花时间手动地把信息输入地址簿?谢天谢地，你不需要这么做。有一个应用程序。

这名片扫描器让您扫描名片，并将其添加到联系人列表，您可以连接到您的Outlook帐户。它甚至可以修复凌乱的联系人记录，扫描副本，为你的联系人添加社交资料，并允许你从电脑中添加名片，只需一次拖拽。

再见，手动数据输入!

在智能手机上使用Outlook People

Android上的Outlook People应用程序是一个方便的选择，可以将你的联系人、约会、电子邮件和笔记放在手边。

你的智能手机已经集成了日历和联系人应用程序，你可以将Outlook数据同步到这些原生应用程序中。方法如下:

1.检查您的帐户是否启用了Calendar。

去医院日历，点击左上角的三行。

在你的电子邮件账户下，确保日历被选中。

如果您的电子邮件地址没有显示在列表中，则说明它没有使用Exchange ActiveSync进行设置。你将不得不删除和重新添加你的帐户，但确保你没有使用IMAP连接．

2.检查Outlook是否允许访问Contacts。

不同设备和操作系统的操作步骤可能不同。

为iOS：开放设置然后向下滚动并点击展望>联系人,后台应用程序刷新应该被打开。

为安卓：打开手机设置>应用程序> Outlook >确保联系人启用。

然后打开Outlook应用，进入设置>点击您的账户>点击联系人同步。

你的所有联系人都将保持同步，即使你在手机、其他设备或任何网络浏览器上做了更改。

如果你从你的设备上删除Outlook联系人，它也会从Outlook People中删除，这也会从其他地方删除该联系人，比如你桌面的Outlook或你连接的任何其他设备上。

如何删除Outlook联系人中的重复联系人

在Outlook Web界面中，您可以使用“清理联系人”功能搜索和删除重复项。

去outlook.com>人>管理>清理联系人

遵循这些步骤不仅可以帮助您设置Outlook帐户，还可以帮助您在电子邮件通信方面取得长期成功。你的收件箱越干净、越有条理，就越容易找到特定的联系人，查看以前与客户的对话，并了解你所有日常工作任务的最新情况。