9浅谈忙碌的人来回复电子邮件

你可能认为你工作的大部分时间都花在开会或打电话上，但你可能错了。

事实上，您的工作周的重要部分可以花在写作，阅读和回复电子邮件。

最近Adobe的研究透露，工人每周花费4.1小时，检查和互动与我们的工作电子邮件。尽管采用了像松弛这样的工具，但工人正在使用电子邮件超过以往- 更重要的是，它可以带我们最多25分钟一旦通过在工作日中断和阅读电子邮件时，我们会重新开始任务。

所以不用说，当你起草一封电子邮件时——无论是给你的经理、你的直接汇报，还是你想与之共事的联系人——你都希望它是精心制作的、有影响力的，这样就不会花费更多的时间。所以我们把这些写邮件的技巧放在一起——它们会被打开并被回复，不会浪费任何人的时间。

如何编写电子邮件您的联系人实际将回复

1）写入描述性主题行。

您的主题行应该概述您的电子邮件的原因，因此收件人被迫打开并回答。它也应该清晰而简洁 - 毕竟，如果您的主题行明确，您的电子邮件也可能是。我们建议避免完整的句子，只会将您的最佳部分放在主题行中的电子邮件中的原因。

要避免的短语：

1. “检查”
2. “触摸基地”
3. “跟进”

示例主题行：

1. 关于您的博客文章关于Snapchat的问题“
2. “星期一，5/1”会议信息
3. “新数据：43％的消费者想要视频内容”

2）达到重点，快速。

在您的电子邮件的开放线中，您可能会旨在枚举您的凭据或您的组织，但您可以稍后完成。相反，您的电子邮件的开放线应立即到达该点，因此收件人立即了解所要求的内容。

成功电子邮件的基本格式应该是：

1. 打开问候语
2. 电子邮件的原因
3. 细节
4. 呼吁采取行动
5. 关闭问候

此格式对您的读者表示考虑难以保持关注长时间，它迫使你清楚地写下，让收件人继续阅读。

3）使用基本语言。

记住这一集朋友们当Monica和Chandler要求Joey写一封参考信时，他太热情地使用了他的词库？

来源:转博

在这种情况下，乔伊更改了这么多词，以至于他的原始含义完全复杂的更高级同义词。这也可能发生在您的电子邮件中。

抵制使用行业术语或华丽语言并坚持基础的冲动。让你的句子清晰，直截了当，简称 - 如果句子需要多个逗号，请考虑将其分成两句话。您的电子邮件更容易理解，收件人更容易快速响应。

4）使用数字。

你可以用一些方法在电子邮件中使用数字和统计数据，这将更容易吸引和保持收件人的注意力。

1. 写成数字（23）代替单词（二十三个）的数字已经显示为吸引读者关注当他们快速浏览他们在网上阅读的东西时——研究表明互联网用户是这样的越来越有可能。
2. 数字作为统计数据借给您的电子邮件更可信。数字代表事实，您的读者可能会更加强迫响应。

看看我们在那里做了什么？编号列表可能比写在段落格式中的内容更为眼睛。格式化也有助于 - 更稍后。

5）尽可能短。

保持简短和甜蜜。

研究人员分析了五年多的电子邮件，他们发现了更短的电子邮件导致更快的响应时间。当您考虑阅读和回复电子邮件时，这是有用的。更短的电子邮件可帮助您，收件人花费更少的时间写作并回复电子邮件，这使得每个人都更加富有成效。

我们保持电子邮件的技巧短暂是首先在Twitter中键入它们。电子邮件不必低于140个字符，但它是一个很好的护栏，以更少的单词产生最大的影响。您可以通过使用数字来保持电子邮件，省略像形容词和副词等不必要的单词，并仔细考虑格式化。

理想的电子邮件长度因您的行业而异，但我们建议保留您的电子邮件在200个字下长度。这平均屏幕阅读速度每分钟是200个单词，所以旨在保留下面的消息，目标是一个很好的拇指规则。

6）使用项目符号。

只要有可能，使用子弹点或编号列表以组织您的电子邮件结构。这就是为什么：

• 项目符号不需要完整的句子，所以你可以用更少的词来传达同样的信息。
• 子弹有助于打破电子邮件的格式，以保持读者的注意力。
• 项目符号或编号列表有助于清楚地概述需要采取的过程中的步骤，这对于电子邮件记录会议或举措有用。

我们建议只使用三个子弹。研究表明了我们的大脑喜欢举办三种选择来考虑。在电子邮件中使用三个子弹或编号项目以获得最大影响。

7）回答这个问题“所以什么？”

仅仅因为您的电子邮件主题对您很重要并不意味着收件人必然会同意。您需要确保您的读者远离您的电子邮件，并答案“所以呢？”

心理学家埃伦·伦勒发现了使用“因为”这个词让人们更有可能遵守该请求。通过提供背后的原因，要求某人在电子邮件中为您提供服务或为您做某事，您可以更轻松地说“是”。

在询问别人的时间和努力时，请务必包含一个“因为......”所以他们可以了解他们的合规性的影响。

8）让你问清楚。

一些电子邮件有明确的询问，有些电子邮件没有。无论哪种方式，确保清楚地说明您的电子邮件收件人所需的内容，以使他们更容易回复。

记住我们上面提到的电子邮件结构吗？

1. 打开问候语
2. 电子邮件的原因
3. 细节
4. 呼吁采取行动
5. 关闭问候

在邮件的开头写上你发邮件的原因，告诉收件人你邮件中的细节以及“那又怎样”，在结尾明确问对方下一步该怎么做。无论你是需要他们来编辑博客，参加会议，还是你那时不需要他们做任何具体的事情，确保这是你电子邮件的最后一行。

您的电子邮件的最后一行可能是最令人难忘的，因此如果收件人没有立即回复，他们将能够轻松记住下一步所需的操作。

9）知道何时脱机。

有时候，最好的电子邮件根本不是电子邮件。相反，它是一个电话，一个Slack的直接信息，一个虚拟会议，或一个面对面的会议。

我们告诉您将您的电子邮件保留为尽可能清晰和简洁。因此，如果您正在绘制您的消息并发现它需要以下任何消息，那可能是一个指示是时候坐下来讨论您正在研究的内容：

• 如果您的电子邮件是高度持久的，探索如果在办公室或使用消息传递应用程序中达到该人员的速度更快。
• 如果它需要多个段落来跨越您的观点，请考虑如果您想在会议中产生幻灯片牌。
• 如果您需要多个复杂问题的答案（不涉及是或否答案），请发送会议邀请 - 但在事件描述中包含问题，因此收件人可以准备。

确定您是否应该脱机的良好指标是何时何地拍摄您的电子邮件需要多长时间。如果您必须继续编辑和重写以使您的积分清除，他们可能不会清除您的收件人。

幸运的是，会议邀请很短，甜蜜，它们涉及简单的是或否答案。确保在事件描述中提供上下文，或者在会议前电子邮件中，所以与会者可以提前为谈话做好准备。

电子邮件是艺术品

如果你在给同事和联系人发邮件，他们会理解其中的句子或错字(当然，我们建议在按下“发送”键之前自己编辑一下)。但是当你开始为你的品牌发送电子邮件给订户和领导时，请检查我们的免费初学者电子邮件营销指南有关更多的建议和想法。

您编写可操作电子邮件的策略是什么？在下面的评论中与我们分享。