如何启动一个虚拟会议，以产生潜在客户和获取客户:一步一步的指南

当我们说“虚拟会议”时，我们不仅仅指网络研讨会。我们指的是互动的、实时的面板和微站点，它们致力于通过人们可以“参加”的各种会议来促进一个活动。

虚拟会议已成为开发和达到大量受众的流行媒介。从营销到招聘和销售到教育，各行业的企业都实现了托管在线事件的比例更便宜，从而使其更便宜地建立一个品牌的意识。

我们将涉及很多内容，但在本文结束时，您将看到举办一个虚拟会议的价值，并知道如何组织和举办自己的活动。你将有另一种媒介来加速品牌知名度，产生更多的线索，并发展成为行业领导者的权威。

2017年，我参与了启动入站销售的一天在Hubspot，我在这里教你它是如何完成的。继续阅读下载我的项目管理模板以及我用来预订演讲者的电子邮件——所有这些都是免费的。

什么是虚拟会议？

想象一个会议。这里有许多房间和摊位，小贩试图向你出售他们的产品，还有很多人走来走去。你可能会在你的行业中遇到一些非常有影响力的领导者，你希望在活动期间看到有人站在舞台上。你很高兴听到他们分享他们从自己的经历和成功之旅中学到的经验和建议。

现在，想象一下类似的经历 - 但不必离开你的桌子。

你在网上登录一个“活动”，在那里你可以通过信息平台与人们见面并互动。你进入“房间”(也就是网页)，在那里你可以看到演讲者以录制视频的形式展示他们的知识。

这是一个简单的概念:在您方便的时候，在您自己的时间获取您将在会议上收到的内容。它与按需服务的文化和流行程度完美契合，比如:

Lyft,按需乘车

Drizly,随需应变的酒精

舒缓，随需按需按摩

虚拟会议，随着支持行业的按需质量内容和见解。

虚拟展会始于1993年艾伦·萨珀斯坦(Alan Saperstein)和兰迪·塞尔曼(Randy Selman)。他们首先录制贸易展会参展商的展位，并将视频附加到HTML地板地图上。这些活动因其低成本和制作成本而在营销人员中越来越受欢迎。

下面是一个HTML地图的例子:

虚拟活动的例子包括:

• 入站销售的一天，由HubSpot主办
• 数字机构一天，由HubSpot和Unbounce主办
• 销售加速峰会，由InsideSales主办
• 数字销售引擎，由销售终身举办

你可能会思考，“这些事件没有由一支小型团队产生的。”

这是公平的。但我可以告诉你，我协调并启动了入站销售的一天这是一个全天的虚拟活动，视频时长超过10小时，全球注册人数超过1.5万人。我只用了三个月就完成了大部分。作为对比，HubSpot直播的组织团队入站活动有超过10人参与了整个前一年的活动策划。

即使只有一个小团队，也可以举办和启动这样的会议，但为什么要首先举办一个虚拟会议呢?为什么不直接举办一场体育活动呢?

举办在线活动有很多好处。就让我们一探究竟吧。

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为什么要主持虚拟会议?

考虑一下你举办会议的一些原因，无论是虚拟的还是面对面的:

• 为您的业务增长意识。根据你所在的市场，可能已经有竞争对手或其他公司瞄准了与你相同的目标用户。你可以使用在线会议作为与其他公司合作的一种方式。
• 产生引线。
• 获取新客户。
• 通过赞助创造收入来源。人们严格地把举办这些会议作为一种收入来源。(好奇的如何?山姆·帕尔解释了他如何从主持中获利喧嚣的.）
• 与有影响力的人建立关系。

以下是一项实体活动(基于Hustle Con主办的400人活动)需要考虑的费用:

• 场地(5000美元)
• 供应商，例如，宴席承办人，酒保，装饰师，摄影师，摄像师等(10,000美元)
• 设备租赁（2,000美元）
• 许可证和许可证(视场地而定)
• 交通和停车场的与会者和演讲者（依赖地点）
• 服务费和小费（1,000美元）
• 讲者费用(每位讲者$0 - $10,000+)
• 标牌（500美元）
• 登记材料(300美元)
• 安全和工作人员（2000美元）

即使是一个较小的活动，总的来说至少20000美元。很快，你就会陷入困境，要么雇佣承包商，要么花半天的时间来搞定所有细节。最糟糕的是，似乎总有一些与会者或演讲者简直是一场噩梦。

我只是在考虑它而受到压力。

对于在线会议，需要几个星期的工作和一小部分预算。事实上，我曾经习惯过的所有软件雷竞技苹果下载官方版组织一切是免费的:

• Trello关于项目管理(请查看下面我的免费模板)
• 谷歌表来管理资产(您也将得到一个模板)
• YouTube主机视频
• Dropbox主机文件
• 帆布创建图像

另外，当你为你的在线活动创建资产时，你将继续收获长尾关键词搜索引擎优化的好处，并在接下来的几个月里从常青树的内容中获得有机流量。

根据你的资源，你可能想要雇佣自由职业reybet雷竞技下载者来帮助你创造资产，或者运行Facebook广告来获得更多关于你的活动的关注。

在很多情况下，通过举办在线活动而不是面对面的会议，你可以大幅削减开支。让我们来看看我们是如何决定HubSpot应该举办一次关于入站销售的在线会议的。

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HubSpot的虚拟会议

HubSpot在2006年通过引入概念革新了营销入站营销讲述市场营销是如何改变的。从那时起，销售也发生了变化，我们引入了概念入站销售．

然而，类似于2006年入境营销是一个新的概念，人们需要接受教育入境销售的概念。

在考虑举办虚拟活动时，我们有各种相互重叠的目标:

• 传播入站销售的信息
• 为我们的销售产品创造机会
• 在销售行业建立权威
• 推广我们的第一个以销售为重点的轨道入站事件

有什么比邀请真正的专家来讨论这个问题更好的方法来教育我们的观众和提高我们的信誉呢?有影响力的人已经有了愿意倾听他们的听众。他们有自己的方法，其中许多想法与入站销售完美结合。

通过托管虚拟会议，我们能够扩展影响者营销，并将这些影响者与集中品牌相关联。

另外，随着内容和更多消费者更喜欢视频内容，这是一个开发高质量视频内容的机会，我们可以继续使用。

还想主持自己的在线会议吗?我将列出我组织进站销售日的所有步骤，你可以复制到你自己的活动中。我还会给你项目管理和电子邮件模板让我在整个过程中井然有序。

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如何规划和执行虚拟会议

在我们开始计划之前，决定你将如何管理这个项目。我使用了一个组合格雷罗和电子表格管理我的工作。

我安排了我的所有活动项目管理Trello董事会，这让我可以鸟瞰时间线，知道此刻需要做什么，以及接下来会发生什么。这让我能够提前掌握需要分配工作或寻求帮助的情况。

所有创建的资产(登录页面、发送的电子邮件、社交帖子、视频等)都被列在资产管理电子表格中。这样，我可以在一个地方访问所有资产，而不需要搜索它。

该活动共分六个阶段进行，我将在下面详细介绍:

1. 设定视觉
2. 进行扬声器外展
3. 创建资产
4. 推动
5. 发射
6. 分析

阶段1:设定远景

你希望这个活动是什么样的?你想谈什么话题?你的听众是谁?你预计会有多少人注册?

所有这些对你的演讲者来说都很重要，因为这些都是你的卖点。如果你能确定你的目标受众(尝试MakeMyPersona你可以找到同样想要接触这些听众的演讲者。如果你有一个固定数量的预期注册，你可以吸引演讲者，如果他们参与，他们的影响范围是什么。

第二阶段:进行演讲者外展

制作一个可行的虚拟会议的最重要步骤是在你的行业中找到演讲者。这将在两方面给你带来好处:

1. 你可以和这些行业专家建立关系。
2. 你可以将你的品牌与这些专家联系起来，让你的品牌更可信。

我强烈建议让公司内部的专家就这个主题发表演讲，并通过演讲或采访另一位专家来推广活动，这样你的员raybet电子竞技工就会被视为值得信赖的行业思想领袖。

我的目标是通过电子邮件的潜在扬声器进行视频通话。视频通话允许您在想法上销售它们，并向他们展示您是多么兴奋。

以下是我使用的电子邮件模板:

专业技巧:如果你是HubSpot的客户，我建议你使用HubSpot的销售会议和模板让安排会议变得非常非常容易的工具。

一旦我安排好了会议日程，我就会确保每一次谈话都有以下几点:

1. 解释事件和你为什么要这样做。
2. 强调说话者会摆脱参与的东西。（我们强调，我们旨在达到超过10,000多个销售人员，他们将获得与他们的网站和社交档案的链接有关的着陆页。）
3. 告诉他们你已经预约了其他演讲者，以提高你的活动的可信度，这是值得参与的活动。
4. 如果他们感兴趣，马上向我们解释我们需要他们做什么:我要求他们提供一个粗略的标题和演讲大纲，以及他们喜欢的形式(现场问答、录制的采访或录制的讲座式视频)。

打完电话后，我立即发了一封后续邮件:

• 概括了电话内容，包括他们谈话的主题和形式
• 附上演讲同意书
• 询问他们是否可以安排面试官的介绍、录音和排练
• 列出每件事的截止日期

下面是我使用的一个模板:

一周后，我再次对所有这些项目进行了跟踪。演讲者都很忙，需要发几封电子邮件和打几通电话才能得到这些细节。这就是为什么我建议你至少在发布日期前两个月开始这个过程。

一些演讲者会要求提供更详细的信息。你可以使用此模板创建自己的扬声器数据包．

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阶段3:创建资产

在我的格子板上，我列出了所有资产的时间线，并使用电子表格以跟踪它们创建时。

登陆页面

您的着陆页将成为您获取发言人和与会者的活动的销售点。如果您的页面看起来不敏锐，请不要希望吸引许多。

下面您可以看到我们为入站销售日创建的主页、议程页和会话页。

主页强调了参加会议的好处，以及我们推荐的各种演讲者。

议程页面有关将讨论哪些主题的更多详细信息以及每个谈话的主要外卖。这使观众有机会看到谁会发言并在活动前做他们的研究或接触到影响者。

会话页面是乐趣发生的地方。每个视频在HubSpot域名上都有自己的登陆页面，这样观众就不必离开我们的网站才能看到内容。我们有二十多页这样的书。

着陆页	议程	会话页面

点击图片查看完整版本

视频主机

我建议使用YouTube Live.直播视频，并主持所有视频，利用其优势视频搜索引擎优化．然后我嵌入着陆页上的所有视频，以便人们不必离开我们的网站观看视频。

视频制作

有三种不同的会话格式，每个会话格式都需要不同的预备措施。这是我的每种格式的过程：

活Q＆A

• 扬声器选择了主题
• 研究他们的在线材料(博客，视频，采访)，并创建了一个谷歌文档的罐头问题
• 通过电子邮件将演讲者介绍给将主持会议的员工，并通过电话建立他们之间的关系
• 他们一起回顾了问题列表，头脑风暴出了更多的问题
• 我们优先考虑了五个最常见的问题，以防没有真实的问题
• 在现场会议前一周，与演讲者进行最后的签到(会议是通过一个私人YouTube直播会议来主持的，所以他们知道如何签到)
• 现场直播:演讲者需要提前一个小时登录YouTube Live进行音频和视频检查，与HubSpot主持人回顾谈话要点，并为会议建立融洽的关系

采访记录

• 扬声器选择了主题
• 研究他们的在线材料(博客，视频，采访)，并创建了一个谷歌文档的罐头问题
• 通过电子邮件将演讲者介绍给将主持会议的员工，并通过电话建立他们之间的关系
• 他们将审查谈话轨道轮廓，并向扬声器想要击中哪些主题来回访问
• 我们商定了面试官会问的五个问题，以引导谈话
• 用扬声器和面试官预订了一个小时，给了足够的时间进行音频和视频检查，审查会议点，并录制至少两次（如果第一次运行太粗糙

记录讲座

• 主讲人选择话题并提供主题提纲
• 根据我们的销售受众感兴趣的内容(基于之前的活动和博客表现)对他们的大纲提供反馈
• 两个录音选项:
  • 预定一个小时的时间，通过YouTube直播录制会议
  • 他们自己录制并发送了视频

问题提交表单

对于现场直播，我们创建谷歌窗体让人们提前提出问题。这些问题被用来为相关会议提供谈话要点。

社交媒体的图片

社交媒体图片的明显目的是让人们停止浏览新闻推送，而是阅读事件的内容。raybetapp我们使用了包含扬声器照片的闪烁动图。

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阶段4:促进

就像内容分发一样，这是整个过程中最困难的部分。我们向演讲者请教了很多，请他们在电子邮件列表、博客和社交网站上宣传这次活动。

发言者：电子邮件，博客和社交

我们要求每个演讲者给他们的名单发一封电子邮件，写一篇博客文章，并在社交媒体上发布即将到来的活动。我们创建了演讲人推广包，提供事先写好的电子邮件、博客帖子、社交媒体拷贝和图片，尽可能方便演讲人推广活动。他们所要做的就是复制粘贴文本并插入图像。

我们还为每个演讲者提供了他们自己独特的跟踪URL (学习如何做到这一点使用HubSpot软件)用于雷竞技苹果下载官方版宣传材料。这显示了每个演讲者的兴趣有多大，他们贡献了多少注册。

不要从划痕开始包，获得免费扬声器推广包模板．

博客帖子

头脑风暴博客基于你的演讲者将要讨论的主题发布主题，并为你的推广文章制定一个发布节奏。如果你已经有一个编辑日历，我建议你避免每一个帖子都做推广，而是定期插入推广帖子。

社交职位

在活动启动前两个月，我与HubSpot的社交媒体团队会面，讨论了该活动，并提出了每个频道都有意义的推广节奏。

我使用电子表格来组织所有的社交媒体帖子。我批量写了大部分的稿件，并在每个日期到来时分批安排帖子。

你的推广策略取决于你所使用的渠道。我和我的团队坐在一起，头脑风暴促销策略，然后决定哪些是最可行的。其中包括:

• 弹出形式在高流量的网站页面
• 主页上的行动呼吁
• 在LinkedIn和Slack相关群组中的帖子
• 在销售代表的电子邮件签名中有该活动的链接

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第五阶段:启动

在游戏发行前一晚，确保:

• 所有录制的视频都托管在YouTube上
• 对承载视频的登陆页面进行了测试
• 提醒邮件已经安排给注册者，以便他们记得观看视频
• 预先安排电子邮件通知演讲者在直播时间前一小时登录YouTube Live

活动当天:

• 监控你的社交媒体标签，如果你有的话
• 密切关注你的电子邮件，如果有人在访问活动时有困难

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第六阶段:分析

为了证明虚拟会议是值得花费时间和精力的，你需要分析你所收到的流量和注册，以及你所获得的视频浏览量，并向你的注册者发送一份调查。

证明价值的最好方法是将其与收益联系起来。你得到了多少条合格的线索，一条线索的货币价值是多少?你获得了多少个新软件注册?雷竞技苹果下载官方版每个注册的价值是多少?你有多少新客户，他们付你多少钱?

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学习举办虚拟会议的经验和技巧

一如既往，无论事件如何成功，事情总是更好。以下是我希望我可以从中学习的一些事情。

与销售团队保持一致。

这次活动对实现销售很有帮助。销售代表可以将会议作为一种内容与潜在客户分享，这是有帮助的。让销售代表知道这件事，并让他们知道如何谈论这件事，以防潜在客户在电话中提到。

获得大量受众的发言人。

在你的第一次活动中，当你开始为你的活动建立可信度时，这可能会比较困难，但如果可以的话，请让演讲者拥有大量的听众。如果你能让他们承诺驾驶一定数量的车辆就更好了。

有一个事后计划。

理想情况下，您将获得大量的事件注册。活动后你打算怎么办？是否为您的注册人提供了沟通计划，无论是发送它们的内容，都会告诉他们您的产品或服务，或要求反馈。不要让他们挂。

在事件发生前建立预期。

如何在事件发生之前让注册者分享事件?也许是比赛或赠品?如何让注册者在活动开始前与演讲者接触?

随着越来越多的公司努力在自己的行业站稳脚跟，以及营销行业发展到包含更多视频内容，虚拟会议将变得越来越普遍。和任何营销策略一样，随着虚拟会议变得越来越普遍媒介将变得不那么有效．

立即在竞争对手面前托管您的第一个虚拟会议并获得第一译种优势。祝你好运。

以下是我在这篇文章中分享的所有资源reybet雷竞技下载和模板:

• Trello的项目管理模板
• 说话人信息包模板
• 演讲者推广包模板

多亏了肯德里克·王，威尔士戴维斯,斯科特Tousley用于审查这篇文章的草案。

编者按:本文最初发表于2017年4月，为全面起见已进行更新。