给人留下完美印象的23条电子邮件礼仪规则

你可能听说过，“不要为小事烦恼。”在生活的某些方面，这可能是正确的——但在电子邮件中，为小事而烦恼正是你应该做的。

为什么我们需要电子邮件礼仪?

研究显示犯错会严重影响别人对你的看法。在一项研究中，那些阅读有语法错误邮件的参与者认为，与那些阅读没有语法错误的邮件的参与者相比，发件人不够认真、不够聪明和值得信任。

在一个独立的实验在美国，申请贷款的人获得贷款的可能性更低，如果他们的贷款申请中有拼写错误，得到的条件也更不优惠。

这不足为奇。如果你读到一封拼写错误百出的邮件，你可能会有以下两种想法:

• 发送者不知道基本的拼写和语法
• 发件人在发送之前没有对这条信息进行足够的关注

这两种情况对你们的关系都不是好兆头。所以，为了避免潜在客户对你得出这样的结论，这里有一些每个专业人士(尤其是面对客户的人)都应该知道并遵循的电子邮件礼仪提示。

当你给潜在客户、商业伙伴、同事、经理或熟人发送邮件时，邮件礼仪规定了什么是恰当的，什么是不恰当的。它们可以帮助你避免误解和错误。想要确保你的邮件礼仪符合现代标准吗?看看下面的模板。

1.保持你的语气专业

HubSpot+ABC公raybet电子竞技司会议确认

亲爱的(前景的名字),

很高兴早些时候和你通电话。我希望春天的暴风雨能给你一个休息的机会!

你应该收到我的日程表邀请，我们约定的演示时间是4月7日(周二)美国东部时间下午2点。你还可以在下面找到议程和讨论要点。

如果你有任何问题，请让我知道。

问候，

[你的名字]

在发现电话后，您仍然不太了解您的潜在目，因此最好保留您的主题线条描述性和您的问候语。在上面的例子中，您提醒他们早期的对话，并保持个人和友好的事情。

您已经确定了您的会议日程，并发出了整洁的议程附件，所以它不会在下面丢失。

最后，您已经正式签字，这非常适合销售过程的这个阶段。和你校对。

2.避免模糊的主题

你好!

你好,

很高兴今天和你在电话里聊天;我迫不及待地想告诉你HubSpot如何帮助你的公司。raybet电子竞技我安排了我们之前讨论过的演示，你可以在这里找到议程:https//www.longesturlever.com/donteverdothistoyourprospects。

和你谈谈儿子。

——[你的名字]

这封邮件的主题栏并没有告诉潜在客户任何关于内容的信息——那么他们为什么要打开它呢?此外，问候太随意，邮件本身没有任何个性化，也没有会议确认。

发送长URL也是电子邮件礼仪否 - 不，签名是太随意的，并且拼写错误使其清除写作它的人具有非常糟糕的语法或者没有花时间阅读它。

3.使用正确的邮件标点符号

标点符号在正确使用时很微妙，在不正确使用时很明显。不要让你的收件人畏缩——记住这些规则，并虔诚地遵守它们。

终端标点符号

每一行应以终端标点标记结束，即句号，问号或感叹号。如果跳过终端标点符号，它将看起来你从未完成过思想。

这里有一个例子:

错误的:

我谈到金融，他们批准了这项协议

正确的:

我和财务部谈过了，他们批准了协议。

少用问号。如果你在一封邮件中使用了太多的问号，听起来就像在质问收件人。

“你的状态是什么？你和你的团队交谈了吗？你明天在中午打电话，所以我们可以讨论任何潜在的变化吗？”

分号（;）

分号也可以连接两个不同但又相关的句子。它不能用作逗号。

错误的:

她可以明天给我打电话，到时候给我答复。

正确的:

她可以明天给我打电话;她到时候可以给我答复。

逗号（，）

最常见的错误之一是在不属于它们的地方添加逗号。虽然我可以用一整篇文章来讨论正确的逗号用法(英语专业的谈话)，但这里有一些最重要的规则:

在协调结合之前使用（但是，，但，或，也是尚未如此，但是，但是，但是）的两个独立条款。

“我去年接待过一个类似的客户，他们的开户率在一个月内上升了20%。

在句首的从属从句后使用。

在改善了主题栏后，开放率显著提高。

用于在列表中分隔项目。

“我关注邮件的长度、可读性和内容。

称呼标点符号

有几种不同的方式来打标题，您的致敬（通过名称地址的电子邮件的第一行）。

如果是正式的邮件，用冒号。

亲爱的女士霜:

如果这是一封比较随意的邮件，可以用逗号。

亲爱的Aja,

如果你和某人关系很好，你可以用破折号。

嗨Aja -

感叹号

使用感叹号要像使用问号一样谨慎。如果你用了太多的感叹号，你会给人留下亢奋和过度兴奋的印象。

“再次感谢昨天的富有成效的谈话!”好消息，我raybetapp和财务部谈过了，一切就绪!等不及要一起工作了!”

一般来说，感叹号被认为不是很专业。所以，把它们留给你的朋友，作为你快乐时光的短信。

4.养成良好的语法

除非你把全部注意力都放在语法上(这比销售赚钱少得多)，否则你一定会偶尔犯错误。但如果他们从来没有听说过这个深奥的规则，也没有人会在意。只要避开基本的混淆，你的客户肯定会抓住的，你将是黄金。

了解以下两者的区别:

• / /他们
• 它/它是
• 效果和影响
• /你
• /两/
• 松/失去
• 我自己/我/

小贴士:你有没有想过有个编辑在你身后阅读?你可以——算是吧。语法是一个免费的工具，可以扫描所有你写的语法和拼写错误。它不仅能实时捕捉问题，还能每周向你发送报告，突出常见趋势。

5.不要在邮件中使用表情符号

我理解人们在可能严厉的句子后面加上笑脸或者用笑的表情来结束一个笑话的冲动。

但是，除非你的收件人已经用过了，否则要抵制诱惑。研究揭示在工作邮件中使用表情符号对你的声誉有害:它们会让你看起来没那么能干(而且对你看起来有多友好没有任何影响)。

6.保持标题的描述性和简短

你的主题行应该是描述性的，相对简短的。理想情况下，它应该让收件人知道他们是否想要打开你的信息。

不好的标题:

“你好

你在给他们发什么邮件?这是完全不清楚。

好主题:

“12/2呼叫摘要

这条线对电子邮件的内容毫无疑问。

7.仔细选择你的电子邮件称呼

上面，我们讨论了在称呼中应该使用哪种标点符号。你还需要选择一种问候方式，可以是正式的，也可以是非正式的，这取决于你给谁发邮件以及你们的关系如何。

大多数时候，一个随意的称呼是合适的。你会营造一种友好、随和的氛围，自信地与人交流。

非正式的邮件问候包括:

• 嗨
• 嘿
• 嘿/大家好
• 好(上午、下午)
• (名字)

如果你是第一次和某人联系，或者他们在一个保守的行业工作，那就应该更正式一些。

正式的电子邮件问候包括：

• 亲爱的[名字]
• 亲爱的/ms先生。[姓]

哪些是你永远不应该使用的(即使是开玩笑)?

• 哟:太非正式了
• 嘿!：过于亲密和急切
• [名字]!：太完了
• 致有关人士:太不存在了
• 亲爱的先生或女士:太硬
• 你好朋友:太令人毛骨悚然
• 先生们:太过时
• 全部:太冷

8.使用您的电子邮件签字留下正确的印象

正确的落款会使邮件的语气和内容更加完美。因为这是收信人读的最后一句话，所以这句话会影响他们对你持久的印象。

如果你的语气是轻松愉快的，那么用一个热情的结尾。

非正式的署名:

• 谢谢
• 再次感谢
• 最好的事物
• 干杯
• 快乐的[一天]
• 享受周末
• 说话很快
• 与您交谈[明天，周三，当您回来时]
• 期待与您的合作
• 期待我们下次的谈话
• 很高兴听到你的想法

如果你的语气比较保守，那么你的结尾也应该如此。

正式签署：

• 谢谢你！
• 谢谢您的宝贵时间
• 祝您过得愉快[一天、周末]

下面是你不应该使用的结束语:

• 真诚:太过时了
• 问候:太不友好
• 亲切的问候:太不自然
• 热烈：太放松了
• 尊重:太随意
• 亲亲抱抱:太亲密了
• 真诚:太呆板
• (你的名字):太突然

9.反复核对收件人的名字

反复检查收件人姓名的拼写是否正确。只需两秒钟:打开他们的LinkedIn资料，将标题与你用过的名字进行比较。(如果你有销售枢纽，这个步骤甚至更快。他们的社交档案将在您的收件箱中出现。）

不要缩短他们的名字，除非他们已经相应地在邮件上签名了。你可能会认为“Michael”变成了“Mike”，但他可能更喜欢用后者。检查他的签名。如果上面写着“Mike，你可以用昵称;如果是“迈克尔，你应该这么称呼他。”

10.用句例

当你在发短信或使用Slack时，你可能不会大写太多——如果有的话。但是当你写一封专业的电子邮件时，用句子。换句话说，句子中第一个单词的第一个字母和专有名词都要大写。

例子:

在HubSpot，狗是受欢迎的。

11.考虑您的电子邮件的语气

在电子邮件中传达正确的语气是非常困难的。研究表明，人们大大高估了收信人辨别出他们语气是讽刺还是严肃的频率。

虽然他们相信收件人将获得80％的时间，现实情况接近56%．

这是否意味着你的邮件有一半会被误解?不。但这确实意味着你应该仔细考虑你使用的词语，以及别人会如何阅读它们。

首先，避免使用消极的短语。它们会让你看起来比实际情况更焦虑、恼怒或担心。

例子:错误，问题，失败，延迟，问题，危机，麻烦，不幸，后果

第二，不要讽刺。很有可能你的接收者不明白这个笑话——这样你就会看起来像个混蛋。

例子:“我会要求我的团队明天审查它，但你可能知道，没有人实际上在星期五完成工作。

第三，剪掉形容词。他们可以让你听起来过于情绪化 - 你正在拍摄平静和专业。

例子:非常，真的，极其，高度，严肃，严肃，深刻

第四，抄送收件人。跟着他们走可以确保你不会无意中冒犯他们。如果他们写的是简短、直接的信息，你的也要简洁。如果他们通常包括建立融洽关系的路线(比如“我看见你在百慕大;希望你们玩得开心。”)，做同样的事。

第五，拿不准的时候，拿起电话。无论何时，当你正在进行一场可能令人担忧的谈话时，打电话、Skype或与对方面对面总是一个好主意。

12.始终使用标准字体和格式

想让对方的眼睛受伤吗?使用古怪的字体、有趣的颜色和另类的格式。

是的，你的邮件可能更容易记住，但你会看起来完全脱离了沟通规范。

始终使用标准字体。不要使用除黑色以外的颜色。坚持使用标准字体大小。在一封电子邮件中，不要用粗体或斜体显示超过一个单词(或一串单词)。

如果你在复制和粘贴文本，请确保突出显示并清除格式。(Mac上用Command + \键，PC上用ctrl + Shift + N键)如果您不这样做，代码片段将与您的电子邮件的其他部分不同。

13.缩短你的网址

把整个url粘贴到你的电子邮件中会占用宝贵的空间，看起来很乱。相反，创建超链接或插入一个缩短的URL。

错误的:

看看这个:

看看这篇文章销售电子邮件。

正确的:

看看这个:https://bit.ly/2sl3DDH

14.呼叫附件

在邮件的某个地方注明你已经添加了附件，这样收件人就不会忽略了。

一个简单的“我为X附上了一份文档、电子表格会成功的。

当你将某人添加到邮件链中时，确保你正在重新附加文件，否则他们将无法看到他们。(另一个?只要把帖子转发给他们就行了。)

15.完善您的电子邮件签名

一个糟糕的电子邮件签名会对你的人际关系造成严重影响。即使你写出了世界上最雄辩、最有说服力的信息，一个设计糟糕的签名也会让你看起来像个业余爱好者。

记住，少即是多，你的设计应该相对较小、简单和克制。现在不是把你最喜欢的励志名言、大头照或任何能联系到你的方法都写进去的时候。坚持你的名字，职位，LinkedIn网址和/或公司网站，以及电话号码。raybet电子竞技

16.正确填写你的电子邮件字段

:这个字段很简单。添加你想要联系的人的电子邮件地址。

答:如果你想在邮件中包括其他人，抄送他们。你基本上是在说，“嘿，看看这个，但不要觉得有义务回应。

当电子邮件中有相关信息或使用实际收件人将其连接时，有人需要。

Bcc:Bccing也将你的联系方式复制到邮件中，但除了他们之外，没有人会看到他们收到了它。换句话说，如果你给Michael Scott发了一封邮件，并抄送给Jim Halpert, Michael不会知道Jim也收到了。

17.适当地使用Bcc

隐藏电子邮件地址。密送可以用来保护某人的电子邮件不被泄露给他人。例如，如果你向一群人发送关于即将到来的事件的电子邮件，你可以选择将所有邮件以密件发送，这样你就不会未经允许而泄露邮件。

一般仅供参考:BCC可以让别人在没有实际包括它们的情况下查看消息，以便在所有的线程中都有遵循的情况。

常见的礼貌:BCC允许您礼貌地删除来自收件箱线程的人。例如，如果你的老板正在向某人介绍你，那么对你的老板的响应是常见的礼貌（通常是说，“将(姓名)转成密件以保存收件箱。)这样你就不会用下面的回复淹没他们的收件箱了。

18.谨慎使用“回复所有人”

回答:当你点击“回复”时，你直接回复了上次给你发邮件的人。如果您直接回复了最初的邮件，您的回复将会发送给邮件的原始发件人。但如果你在后面的帖子里回复别人的邮件，你最终只会回复那个人。

回复所有人:当你选择“全部回复”时，你会给“收件人”或“抄送”域中的所有人回复邮件。“回复所有人”的好处是让线程中的人知道某个问题已经被解决了。当你拥有每个人都关心的信息时，这也很有帮助。

当有疑问时，默认为“回复”。你不想成为那个让人讨厌的人，每个人都偷偷地对你翻白眼。

19.在转发之前想清楚

有几个关键指针可以牢记正确的电子邮件转发礼仪：

有些邮件并不是用来转发的。如果联系人向您发送了私人或敏感信息，请在转发之前高度谨慎。

转发长电子邮件时，一个常见的礼貌是总结下面讨论的内容，因此收件人确切地知道您想要的内容。没有什么比转发50个链线，刚才所说的，”见下文。

如果您希望转发的电子邮件启动新的电子邮件链（而不是当前线程的一部分）只需在主题行中包含您自己的评论。

同样的主题:弗兰克-威廉姆斯:周二的票据

新线程主题行:看看这个!弗兰克-威廉姆斯:周二的票据

20.及时回应

我们都有大量的收件箱和繁忙的日程安排，所以不可能总是立即回复邮件。适当的回应窗口取决于个人:

立即队友：

12小时内回复。你的团队需要你快速高效地工作;此外，大多数电子邮件都是关于及时的事情。

一般同事：

和你一起工作的其他人，请在24小时内回复。不能在这段时间内处理他们的请求?回复他们，让他们知道你已经阅读了他们的邮件，并会在X点之前跟进。

外部联系:

除非标记为紧急邮件或需要尽快回复，否则最好在邮件发出的那一周结束前回复外部联系人。所以，如果你在周二收到邮件，就在那一周的周五前回复。对于高价值的联系人，可能需要在24小时内作出回应。

21.设置信息外商答复

If you’re going to be unavailable for an extended period of time, an automated “OOO reply -- or out of office reply -- can let whomever is contacting you know that you won’t be able to respond to their message until the date you’ll be in the office again.

OOO回复的一些注意事项:

• 做的事:包括你有多长时间不能工作。
• 别:为一天创建一个OOO响应。
• 做的事:包括其他人联系以获取更多紧急事项。
• 别:包括同事联系，而不让同事知道他们在ooo回复中。
• 做的事:在你的主题栏中加入“OOO”，这样人们就可以很容易地识别自动回复。
• 别:包含更多不必要的细节——比如你度假的确切地点。

如果您正在延长一段时间的假期，可以让您对真正紧急的注意力有所了解，需要您的注意力。这是一封电子邮件Hubpotter Beth Dunn在她的月份长期休假之前发送：

紧急河马-在二月休假

你好,

这只是一个善意的提醒，我整个二月都在休假。在我离开期间，如果你有任何迫切的缩印需求，你们每个团队的设计师都愿意为我服务。

如果你还想让我检查当我返回时,休息和刷新3月2日,请给我发邮件的细节,把“河马”这个词(或如果它是超级迫切,“紧急河马”)的主题,我就看看它只是我回来。是的,认真。

记得提醒我告诉你我是如何彻底明白为什么你应该随时准备一只紧急河马的故事。

三月见，

b

贝丝明确表示她不会回复邮件，但由于她外出很长一段时间，她分享了一个在需要时吸引她注意力的聪明而简单的方法。

22.跟踪电子邮件打开率和点击率

而不是发送被动侵略性“你看到我的邮件了吗?”信息，使用电子邮件跟踪工具HubSpot的销售中心．你会知道收信人打开邮件的确切时间——如果他们的回复速度不够快，你可以找一个不让人恼火的理由来跟进，比如:“我读了一篇关于X的文章，让我想起了你;如果您想查看它，这是链接。

23.不要加上“来自我手机”的警告

你应该包括这是我的iPhone或者“通过电话发送——请原谅任何拼写错误？我不会。许多人认为这是懒惰的借口，在按下“发送”键之前不会扫一眼。

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