6个让自己不再因邮件而尴尬的策略

几年前，我在网络活动中遇到了一个着名的首席执行官。在我们聊起了一点之后，他递给了我的名片，并告诉他，如果我需要一份工作，请给他发电子邮件。

第二天我继续跟进。我的电子邮件很完美——除了我不小心叫错了他的名字。不出所料，他一直没有回复我。

电子邮件更容易制作但很难 - 有时不可能 - 从中​​恢复。如果你不想像我一样努力地面对手掌，请使用下面的策略来避免常用的邮件地址错误．

1)建立安全网

您多久发送一次电子邮件只是为了意识到您忘记了至关重要的事情，如主题行或附件？避免在此订单中撰写邮件时避免击中发送太快：

1. 写主题行
2. 上传附件(如适用)
3. 写邮件的正文
4. 检查错误
5. 填写“到”字段

在没有收件人的情况下发送电子邮件是不可能的 - 因此，如果您忘记任何内容，您可以在第四步中修复它。

使用拼写检查工具

研究显示发送有拼写和语法错误的电子邮件会让你看起来不那么认真、聪明和可靠。它也会让陌生人更不想和你共事．

所以，尽管把“your”和“you 're”弄混似乎没什么大不了的，但绝对是分散你邮件的注意力．

这就是免费拼写检查工具的用处。我最喜欢的是语法，它会自动扫描250种不同类型的语法，拼写和标点符号的所有类型。如果您从手机发送大量电子邮件，请使用姜- 除了Chrome，Safari，Firefox，Mac和Windows之外，它还可用于iOS和Android。

3)制定个人的“回复所有人”规则

回想一下你上次收到“回复所有人”的消息，实际上需要发给链上的每个人。可能有一段时间了。

如果你不想惹恼你的联系人，设定一个“全部回复”的上限。

我的个人限额是五英镑。如果一个邮件链中有超过五个人，我不会群发邮件——我会仔细查看并手动选择收件人。

根据你所交流的团队的规模，可以随意调整这一规则，无论是你的团队还是潜在客户的团队。你的办公室越大，你的帽子就应该越高。

4）双重检查称呼

当您发送大量的电子邮件时，拧紧收件人的名称是相当容易的。但这种小的伐木有严重的后果：当你甚至无法获得她的名字时，你会难以让你关心的前景和独特的挑战。

这就是为什么在发送邮件之前要反复检查称呼的重要性。

首先，确定是寄给正确的的人。然后，确保他们的名字与他们在LinkedIn、Twitter和/或Facebook上的名字的拼写和格式一致——如果他们叫Michael，你可不想叫他们Mike，反之亦然。

(如果你使用集中销售，您将在撰写新消息时将此信息置于您的收件箱中。）

5)发送截图时要小心

截图可以方便地将屏幕上的内容快速展示给其他人，无论你是在向潜在客户演示产品的特定功能，向支持团队指出技术问题，还是向经理发送来自客户的快乐推文。

但是在截图时，请注意机密或尴尬的细节。您是否希望您的潜在客户可以看到您在竞争对手的网站上打开两个标签，或者您的老板了解您在拨打电话时浏览ESP？可能不是。

使用带有编辑器功能的截图应用程序，让自己远离麻烦。Skitch Evernote的是一个不错的选择，因为它可以让你像素化图像的特定部分。你也可以试试Greenshot这是一款免费的Windows应用，带有橡皮擦工具。

6）复制和粘贴而不是转发

在一个或另一个观点时，我们都开通了一个转发的电子邮件，其中包含了我们不应该看到的信息。这个信息通常被埋在链中 - 而且迫下去“向前”的人通常不知道它在那里。

你不想成为那样的人。而不是转发一个链，简单地复制和粘贴相关的信息到一个新的电子邮件。这样不仅可以避免潜在的问题，还可以减少收件人的阅读量，让他们的生活更轻松。

我很清楚，电子邮件中的错误会严重破坏你的职业关系。在过去的两年里，这六种方法帮助我避免了收件箱的尴尬——我希望它们对你也有同样的作用(但如果你漏掉了什么，这里有一些快速回忆邮件的方法Gmail和外表）.