如何管理Outlook中的联系人

微软是电子邮件服务业务中最古老的玩家之一。回到1996年，他们在千禧一代古老的经典购买Hotmail。八年前，他们创造了目前使用的前景全球4000亿用户。这种流行的工具是一个必备的企业和组织，用于使用多个Microsoft产品或服务。
像Outlook这样优秀的电子邮件服务的基础是它能够管理和组织邮件和联系人。对于最后一个元素，Outlook提供了一些可能对您的特定用例感兴趣的特性。最终，您收集、组织和利用联系人的方式取决于您。

以下是你需要知道的，以充分利用你的Outlook联系人。

你可以根据个人资料创建不同类型的Outlook帐户。有学校账户、商业账户和个人账户。重要的是要知道您拥有哪种类型的帐户，因为特性和功能可能会根据此而变化。

您的Outlook联系人在哪里存储？

您可以从不同的设备访问您的Outlook帐户。因此，你有Outlook的网页版本、桌面应用程序和Outlook的移动应用程序。这在可访问性方面是很棒的，但当你的帐户的一些元素是同步的，而其他元素不是时，它可能会令人困惑。

说到你的联系人，也被称为“Outlook People”，在Outlook应用中看到他们并不意味着他们同步到了微软的云计算中。

要确定，访问Office365网站并使用您的Outlook帐户登录。如果您的联系人列表看起来就像您的应用一样，那么您的联系人就会存储在MS云中。

如果您的联系人不存在，您可能只会在您的Outlook应用程序的个人通讯簿中拥有它们。如果您希望它们在云中，请查看您的设置。这样做的逐步指南取决于您所拥有的账户类型，但是一个好的开始就是访问设置>查看所有Outlook设置>人

专家提示：避免同时使用多个联系人存储库。如果您选择了Outlook作为主要联系人存储库，请不要添加类似Google联系人或iCloud等类似的工具。这将仅为您的联系人管理策略增加（可能是不必要的）复杂程度。

如何将联系人添加到Outlook中

有不同的方法可以向Outlook添加联系人。在本节中，我们将专注于各个联系人。我们已经分开了关于如何导入或同步整个联系人列表的部分。

您可以通过手动输入某人的信息在Outlook中创建个别联系人。为此，您需要点击您的应用程序或网站上的“人员”图标：

并选择新联系人>新联系人

如果一个人通过电子邮件联系您，并且您希望存储个人联系信息，您可以直接从您的收件箱进行。

单击收件人的名称并转到选项卡联系人>添加到联系人。在某些情况下，你会发现添加他们的LinkedIn资料也是一个选择。

专家提示:有这么多可用的联系字段，要确定哪些信息是关键信息可能会让人不知所措。将您的联系方式数据输入与您的数据管理策略。一致性是你最好的盟友！

组织联系人的选项

随着您的联系数据库开始增长，您将注意到您的地址簿中有不同类型的联系人。应该提供者，客户和其他同事都在一起吗？你如何组织所有这些？Outlook提供了一系列可能因您使用的帐户类型或Ofreybet雷竞技下载fice365版本而有所不同的资源。但在大多数情况下，您将看到创建联系人列表，联系组和类别的选项。

Outlook中的联系人列表

在Outlook中，联系人列表允许您同时向一组人发送电子邮件。联系人列表也可以称为分发清单。需要注意的是，联系人列表中的电子邮件地址并没有连接到您保存的联系人。

要创建新列表，请转到展望人员页面，或按“人物”图标。转到左上角的菜单并单击新联系人>新联系人列表

您可以根据需要添加尽可能多的联系人列表，但请记住，Outlook不是电子邮件营销应用程序。对于大规模的电子邮件活动，您可能需要查看专门选项。

给出您的列表您可以轻松记住的名称。当您正在编写电子邮件时，您将能够简单地键入列表的名称至：电子邮件的行添加该整个列表。

Outlook中的联络小组

Outlook中的团体是与团队合作的好方法。您将能够与该组的其他成员共享对话，文件和日历。

要创建联系人组，请转到Outlook主页。您将在左侧菜单上看到“新组”。你也可以去展望人员页面并点击新联系人>新组在左上方菜单上。

一旦您为您的小组提供了名称并添加了团队成员，将自动生成电子邮件地址。该组的每个成员都可以看到与该地址相关联的电子邮件。

只有成员或受信任的发件人可以向该组发送电子邮件。若要允许非成员向该组发送电子邮件，可以将其添加到信任的发件人你会在小组的邮箱地址下面看到。

Outlook联系人文件夹

在Outlook中，地址簿是默认文件夹。这是一个地方的看法，当您撰写电子邮件或想要发送会议邀请时，请查看。如果您使用的是Outlook移动应用程序，这也是您在智能手机上看到的文件夹。

在文件夹中，您可以保留电子邮件，日历，联系人和任务。要创建一个，请转到Outlook主页。你会看到的 '新建文件夹 …'在左侧或上部菜单（取决于您的Office365版本）。

当您需要与同事共享联系人列表时，通常使用文件夹。

专家提示：当涉及到联系人时，最好保持简单。坚持使用一个简单的文件夹。尤其是如果你打算同步您的联系人数据在其他系统中，如果您的联系人分布在多个文件夹中，则要复杂得多。

前景的类别

在Outlook中，您可以对任务、电子邮件、日历和联系人进行分类。您可以为需要的每个类别分配不同的颜色和名称。

您的Outlook联系人可以成为不同类别的一部分。在这种情况下，类别用作标签，或者大多数CRMS被称为什么标签。

Outlook中分类的一个限制是，你无法在智能手机的地址簿或Outlook移动应用程序中看到它们。它们只能在你的桌面上运行。

对于您的Outlook高级帐户，请转到查看>分类创建和管理它们。

管理前景中的重复

在Outlook中不可能合并重复联系人。但是，您可以选择检测可能复制并手动链接的联系人。

你可以通过选择来这样做管理>链接复制联系人。

如果稍后，您决定取消链接，请转到地址簿的工具栏，单击相关联系人，然后选择拆开。

这不是理想的方式管理复制联系人和保持数据库的准确性。检查免费服务，以避免有任何重复选择一个同步解决方案如下面的解决方案。

如何转移Outlook联系人

旁边的Outlook旁边，您可能正在使用存储联系人，例如电子邮件营销工具，CRM，支持应用程序等的其他几个应用程序，这就是为什么在一点，您可能需要在另一个应用程序中拥有您的Outlook联系人或您需要手动将联系人从其他应用程序添加到Outlook中。对于这些案例，这里有一些选择：

进出口联系人

在Outlook功能中，导入和导出联系人的选项非常易于使用。如果您在Outlook的桌面版本上，请访问您的展望“人民”页面。你会在下面找到两个选项管理。

如果你选择了导出联系人，您需要选择要导出的联系人类型。选项所有联系人指您的地址簿。导出结果将是您可以导入到另一个应用程序的CSV文件。

为导入联系人，Outlook要求您上传CSV文件UTF-8编码（不要让名字吓到你，这只是几下点击）。通过使用该格式，您不必担心Outlook覆盖任何现有联系人。

专家提示：导入和导出CSV文件不是其中一个联系人管理的最佳实践。这种类型的手动过程通常会导致过时的联系信息，数据中的错误以及不必要的安全风险。

联系人同步的Outlook

由于导入和导出CSV文件并不理想，因此有解决方法从Outlook直接传输到另一个应用程序的Outlook中，反之亦然。有些商业应用程序提供与Outlook的本机集成。

另一种解决方案是使用iPaaS。谈到IPAAS时，两个大名字是Zapie.r和彭党。

Zapier是一种基于触发器的工具。每当在Outlook中创建新联系人时，它会将自动“推送”到其他工具中。值得注意的是，Zapier不会在历史数据上行动，只有在配置“ZAP”后，只会添加您添加的联系人。

另一方面，PieSync会不断检查你的整个地址簿(包括历史数据)，看看这两个应用中有没有新的或更新的信息。你可以配置它一种方式或两种方式（最后一个选项在同步中完全保持Outlook和其他应用程序）：

Outlook移动应用程序

Outlook Mobile应用程序是访问您的智能手机的所有电子邮件帐户（包括Gmail帐户），日历和联系人的非常方便的方式。