10个最适合在客户服务邮件中使用的回复

预先填充罐装反应帮助桌子允许客户支持代理商快速响应客户问题的消息。罐装反应目录可以提高客户成功团队的效率，使他们能够快速有效地为更多客户提供更多决议。

以下是一些常见的罐头响应，以便在您的电子邮件收件箱中保存，以及如何成功实现它们的详细信息。

以下是一些指导原则，这些原则将帮助你确保你的罐头回答能够提供最好的客户体验——所以继续读下去吧。

1.我们收到了您的信息，我们正在努力。

如果客户提交了支持单，他们应该得到1。确认你收到了票，第二。肯定你正在努力。

如果可能，可以对问题个性化此响应。如果客户用下拉类别填写表格，这很简单。此外，您可以培训您的代表来了解要使用的响应。

以下是我收到的一封来自Jet.com的邮件中的一个很好的例子，你可以自定义:

响应模板

我们仍在履行案例。

有时候支持案件需要很长时间。

随着时间流逝的增加，您的客户的耐心降低。他们可能会开始想知道他们的问题甚至正在努力。

为了改善这种倾向，你要确保主动跟进，让他们知道你仍在努力达成一个解决方案，当有最新进展时，你会让他们知道。这表明你护理。

这里有一个基于电子邮件的例子Lawnstarter.团队收到了。它传达出团队正在努力解决这个问题，看起来就像他们在支持我们一样。

响应模板

我们已经解决了你的案子。

一旦客户指出某个问题已经解决，感谢他们的耐心是很重要的。

这应该来自处理该案例的代理，如果可能的话，应该出现在同一个线程中。如果这是不可能的，一定要指出这是在解决哪个支持问题。

尽可能友好（并根据需要自定义）这样做。

响应模板

你对决议感到满意吗？

通常有些问题需要时间来解决。例如，我最近下了一个订单，但在运输途中丢失了。公司公布raybet电子竞技了新的预期交货日期，但包裹没有到达。

或者，客户可能在使用你产品的某个特性时遇到了麻烦。一周后跟进，确保他们确实能够使用该功能。

不要让你的客户有责任与你联系，相反，一旦你解决了客户的问题，就要主动联系他们，确保他们能够满意。

例如，在LawnStarter，偶尔会有客户不喜欢他们的草坪专家的工作，所以我们提供给他们一个新的。这里有一个我们检查的例子，以确保他们满意，你可以调整:

响应模板

5.您对客户的支持感到满意吗？

一旦问题被关闭，通常以客户满意度调查的形式获得客户的反馈非常重要。

让这条信息直击要点，友好，但要中立。你不想让你的客户得到积极的回应。一项包含过度正面线索的调查可能会扭曲你的数据。

这是一个基于光刻框完全好的响应的例子的模板。他们甚至包括对话历史，以帮助慢跑我的记忆。

响应模板

6.我们需要更多信息来完成您的订单。

有时，如果客户在线或自动下了订单，您公司的网站或销售流程可能会将订单发送给客户服务团队，以便在处理之前确认或更新订单。raybet电子竞技所以，当你联系客户并需要额外的步骤时，确保你的邮件清晰、简洁，便于客户执行:

响应模板

这是如何做到的。

不可避免地，客户会提出一个支持问题，在你看来，这不应该是一个支持案例。

例如，客户可能会报告一个功能无法正常工作，当实际上，它们只需正确使用它。

请记住，您的产品并不是不言自明的，所以这是您的责任 - 不是他们的责任。无论问题是多么简单，避免谈论他们。

在您的回复中，不要简单地将客户链接到知识库。相反，包括电子邮件本身中的说明，屏幕截图为视觉辅助助剂。使您的客户尽可能简单，并包括任何其他相关信息，这些信息将帮助他们成功使用该功能。这是一个你可以模板的一个例子 - ize：

响应模板

8.我们承认这个错误。

无论你的客户服务团队有多好，最终你还是会犯错。每个行业都会发生这种事。而且，有时你几乎无法避免它。在这种情况下，最好承认你在这种情况下所扮演的角色，并解释你将采取哪些步骤来解决问题。

如果问题很小且很容易解决，那么您的团队应该在联系客户之前解决问题。您仍然应该让客户知道错误，并讨论您为纠正错误所采取的步骤。这将展示你的透明度，并建立与你的信任客户基础。只要问题得到解决，客户将非常感谢您的诚实和奉献精神。

如果问题更复杂，您的团队应立即与客户联系。为您可能造成的任何不便造成的不便，请为您保证您正在采取行动以解决问题而道歉。这些对话往往是敏感的，因此它有助于保持平静，合理的语调，如下例。

响应模板

9.感谢与我们合作!我们现在要结帐了。

在某些情况下，客户可能会忘记或忽略他们与您的服务团队打开的情况。这封电子邮件提醒客户，除非他们对您的团队有任何其他问题，否则您将关闭机票。一定要提供帮助，因为客户可能对你为他们做的工作有重要的后续问题。

首先概述案件的细节，然后强调你要结案。如果你用a票务系统，让他们知道他们如何重新打开他们的票证，如果需要，请联系您的代表。联系同样的代表是有帮助的，因此如果客户需要帮助，客户不必再次解释他们的案例。

以下是您可以使用的消息来结束您的客户服务案例。

响应模板

10.我们不能这么做，但还有另一个选择。

有时客户将要求您的服务团队无法满足的要求。人们拥有非常特殊的需求，没有单一的产品或服务可以满足每个客户的期望。但是，当您的报价不足以实现目标时，您将需要一个备份资源来指导客户。

这就是a社区论坛或者知识库派上用场。您可以将客户指导到这些自助服务reybet雷竞技下载他们可以与其他客户合作的资源。这不仅提供了一个可选的解决方案，而且还鼓励客户之间进行交流。当顾客一起工作时，它会刺激客户宣传这就增加客户忠诚度。

以下是您可以使用的模板，当您的团队需要将客户转移到替代资源时。

如何撰写有效的客户服务回复

既然你已经阅读了一些常见的罐头反应，你可能考虑了你已经得到了其中一个回应。有机会，这不是一个好处

坦率地说，就连“罐头反应”这个词都让我有点畏缩。这是因为大多数公司根本不在乎他们的回答。

完美的罐装反应根本不应该听起来。

相反，它应该尽可能为你的客户提供最好的体验。记住，这毕竟是“罐头反应”的目标。

以下是制作高质量罐头回答的一些指导方针:

1.承认您的缺口并同情。

“当你错了时，快速和重点承认它。”戴尔卡内基，如何赢得朋友，影响人们。

通常客户对产品不满意，这是你们公司的错。raybet电子竞技

虽然人体肠道反应是在防守的反应，但让您的客户知道1）您知道您的公司缩短了，而且2）你们理解他们的痛苦是很重要的。raybet电子竞技

当你不得不与他人交谈时，要经常想想你希望别人如何对待你。

2.避免乏味的术语。

没有什么比“我们正在努力解决你经历的问题”，或者“你的满意度至关重要”，没有什么比“我们正在努力解决。”

虽然这些都是语法的声音，但它们不是可信的。良好的做法是写作你的说法。

3.个性化，但不太个人。

有多少次你提交了支持请求，却收到了这样的回复:“[公司]收到了你的支持票#34850。raybet电子竞技回复到“?”

这让你觉得自己是个数字。

确保您的罐头响应按名称解决客户，并且对请求的性质有所了解。

但是，不要过分地试图让这封邮件看起来像是亲自输入的。例如，把“Sent from my iPhone”放在页脚就太过分了。顾客们一眼就能看出来。

4.设定期望。

在有一个下一步的情况下，让客户知道预期。

你会在一天，一周，一个月后得到答案吗?这对使用你的产品的人来说很重要。

5.当需要个人回答时，不要使用“罐头回答”。

有一个罐头反应的时间和地点，但有时你应该真正挑选一个独特的情况的个性化响应 - 特别是在您的产品或服务真正缩短的情况下。

一旦建立了罐装反应，工作远远不够。确保定期查看客户的回复以及客户的反应。您可能会发现不绘制理想响应或可以分类和改进的响应的响应。

要了解更多信息，请阅读关于如何实现的收件箱零下一个。