据Hubspot的远程工作经理表示，如何托管包含虚拟会议

在过去的几年里，HubSpot的偏远人口从少数人增长到超过300人，我们学到了很多如何将面对面交流融入虚拟环境的经验教训。

谈到团队会议时，我们已经了解到，虽然内容往往保持不变，但常常需要修改该内容的方式，以确保信息谐振，所有与会者都积极参与。

我们一直都在电话会议上去这样的东西：

但是，随着远程办公的兴起，电话会议不再是唯一的选择。

如今，有更多的选项可以在虚拟会议平台上举办会议，例如Google Hoogouts，Zoom，WebEx或Join.me.

虽然每个企业都有不同的需要考虑，但是如果您刚刚开始考虑虚拟会议，我们建议我们从一个允许视频，音频和屏幕共享的平台开始，因为这些工具在会议期间允许更好地参与和协作反对标准电话会议。

在这里，我将潜入我沿Hubspot的远程工作和包含计划经理沿途拾取的一些最佳实践。

如何主持包容性虚拟会议

1.为你的第一次会面制定基本规则。

无论是你的第一次管理远程团队或者你的团队突然在家工作，虚拟会议往往是每个人的新环境。因此，为会议如何工作以及您对与会者的期望是如何奠定一些基础规则很重要。

以下是一些需要考虑的事情：

• 视频:鼓励与会者在会议中使用他们的视频，因为这可以让我们通过非语言交流更好地与彼此交流。
• 音频:一般来说，最好的做法是在虚拟会议中保持沉默，除非你要做报告或回答问题。这可以防止背景噪音分散注意力，并在有人有话要说时发出信号(非静音)。
• 事务:明确你希望参与者如何参与会议(见建议3了解更多细节)。
• 礼仪:特别是召开会议礼仪期望。一些上升的常见是使用手机，必须避开您的桌子，检查通知或在会议期间进食。如果您在会议礼仪周围有特定的期望，请与您的与会者一起明确。
• 设置舞台：如果你要和一个更大的群体开会，在与会者进入会议后看到的幻灯片上设置期望是有帮助的。

例如，在HubSpot，我经常在开始时展示这张幻灯片，这样我的与会者就知道会议的基本规则:

此外，您可能会考虑在内的幻灯片表示，“记录会议”，以便为自己提醒，以防任何人都错过会议或想在以后提到它。

2.花点时间打破僵局。

虚拟环境可能令人生畏，尤其是如果你不习惯它们，或者你正在与你不熟悉的人会面。我们推荐热身用破冰船开始你的会议。这是一种测试每个人的音频是否正常运行的好方法，也是一种更好的了解彼此并在进入议程前让每个人感到舒适的方法。

要使这更容易，我们建议：

把事情简单化：根据会议，从标准问题开始，它可能是有意义的，例如“你今天感觉如何？”

混合:如果你有时间，请尝试在一些独特的破冰机中混合，更好地相互了解（看一些一些我们的建议)。

通过麦克风:我们很可能熟悉当每个人都期待别人跳进去时发生的尴尬沉默。要解决这个问题，鼓励团队在自己的答案后彼此“通过麦克风”。

如果预计每个人都提供答案，请让主机开始，然后将众所周知的麦克风传递给任何参与者。一旦参与者答案，他们会结束他们的陈述，“接下来，我将把麦克风传递给[名称]。”这使谈话移动并阻止等待别人跳进去的尴尬沉默。

3.确定您希望参与者在会议期间如何参与的结构。

在虚拟会议中，人们应该如何提供反馈或回答并不总是显而易见的。为了让对话持续进行，确定一个你期望与会者在会议期间如何参与的结构，并在会议一开始就明确这些期望。

我们最喜欢的几个策略是:

提高你的虚拟手。许多虚拟会议平台具有非口头反馈工具，允许参与者指示他们有一个问题 - 例如，zoom的“举手“ 特征。对于大型会议，请询问人们使用这些工具指示它们有问题或输入时，并且主机可以直接呼叫它们。这也可以是群体回答的快速是/否问题的好方法，并扩展。

示例：“如果您与外部支持团队进行了积极的互动，则举手。”基于谁举起手，如果需要，您可以呼吁一个人在这个答案上扩展。

使用聊天功能:有关快速问题，您可以要求人们在聊天中输入答案（例如，谷歌的聊天功能)。这允许您快速听到一个大型群体的答案，并允许每个人都从彼此的答案中学习。此外，作为我们的APAC客户成功培训师，Mariel Argonza指出，这也是包括使用英语作为第二语言的与会者的好方法。

示例：“今天每个人都感觉如何？在聊天窗格中的一个单词描述它。“

跳转：根据会议的规模和与会者的心理安全程度，你可能会选择让与会者直接提出反馈和问题。作为主持人，认识到参与是很重要的，以确保一个人不会主导对话。

例句:“谁能告诉我Inbound Marketing的定义是什么?”请随意插话。”

4.确保每个与会者都在同一页面上。

根据您的会议的性质，您可能需要一些额外的工具来使用您的想法与虚拟白板或协作工具相同。我们的一些收藏包括：

• 虚拟白板:许多虚拟会议工具都有一个内置的本机白板工具，它将允许与会者到白板的想法，并保存他们的白板图像以供将来使用。
• 分享您的屏幕：正在看一封需要帮助的邮件，或者正在努力解释你看到的一个故障?使用屏幕共享工具，例如放大的屏幕共享这样你的与会者就能从你的角度看到你在看什么。
• JamBoard：Gsuite的一部分，Jamboard允许您使用虚拟白板，插入图片和文本，并保存/分享您的白板以供将来使用。
• lucidchart.：LucidChart是一种视觉生产力平台，可帮助个人了解和共享想法，信息和流程的清晰度。
• 米罗: Miro是一个在线白板工具，它允许分布式团队在任何位置进行虚拟协作。

5。用一个清晰的议程或幻灯片保持正轨。

即使有明确的议程，在虚拟环境中保持对话和准时，可以挑战对话。为了帮助您的会议留在课程中，尝试：

循环议程：在会议邀请中，​​明确您将讨论哪些主题，在准备方面是与会者的预期，以及会议的结果将是什么。

暂停:当每个人都在静音并在相机上盯着你盯着你时，它可以本能可以通过展示空气来竞争你的笔记。然而，在一个虚拟的氛围中，它比以往任何时候都更重要，而且经常慢慢减缓，以确保人们有机会跳进，较慢的WiFi连接可以赶上延迟的声音反应，参与者有机会消化你的话。

询问问题：在虚拟设置中，您可能并不总是捕捉混淆的外观，而且人们可能不会感到舒适地打扰您澄清。所以，故意问你的参与者 - 你对我有什么问题？暂停时间比你通常会等待问题。

使用幻灯片留在轨道上：在会议期间，有一个可让您持久以追踪跟踪将使每个人都更加组织和专注。您可以选择在会议上或之后发送幻灯片，但它是有用的录制讨论的讨论方式。此外，发送幻灯片意味着人们不必采取尽可能多的音符（因此不会花费会议键入）。

即使是准备，你可能会遇到一些尴尬的暂停，技术故障和不舒服的时刻。但是，我们鼓励您拥抱这些时刻，从他们那里学习，并掠过它们。毕竟我们都在一起！

如果您刚刚与虚拟会议一起开始，我们鼓励您对您的团队诚实，这是您正在努力的技能。练习不同的技术来找到最适合您的方法。请求您团队的反馈，并在您的会议背景下工作以及不是什么。

另外，当你发现对你有用的东西时，与他人分享，这样我们就可以一起学习。

编者注：这篇文章最初发表于2020年5月，并已更新全面。